De realiteit? De stemming binnen het team varieert van frustratie tot een collectieve weigering om met het nieuwe systeem aan de slag te gaan.
Dit is geen op zichzelf staand geval, maar eerder een klassiek voorbeeld van een gebrekkige acceptatie van software. Wanneer technologie wordt aangeschaft maar niet op de juiste manier door medewerkers wordt gebruikt, ontstaat er een kloof tussen de investering en het rendement. De oplossing? EenDigital Adoption Platform (DAP)zoals datango, dat gebruikers rechtstreeksbinnende applicatie begeleidt.
Hoe weet je of je bedrijf klaar is voor een DAP?Hier zijn 10 onmiskenbare tekenen:
De IT-afdeling wordt overspoeld door een stortvloed aan tickets
Uw IT-ondersteuningsteam wordt niet overbelast door complexe systeemstoringen, maar door alledaagse vragen van gebruikers. Vragen als „Hoe dien ik een vakantieaanvraag in?” of „Waar zit de exportknop?” leggen een beslag op waardevolle IT-middelen. Wanneer ondersteuning verandert in een eindeloze reeks standaardvragen, is dat een teken dat de tool geen ingebouwde hulpfunctie heeft.
Wennen aan nieuwe hulpmiddelen voelt als het lopen van een marathon
Maandenlange training, dikke PDF-handleidingen en talloze video’s: wanneer de tijd die nodig is om nieuwe tools of nieuwe medewerkers volledig onder de knie te krijgen (time-to-competence) epische proporties aanneemt, gaat er iets mis. In de wereld van vandaag moet de inwerking van software flexibel, intuïtief en ‘on the job’ plaatsvinden.
Digitale begraafplaatsen: lage softwaregebruikspercentages
Je betaalt elke maand voor dure SaaS-licenties, maar een blik op de beheerconsole laat zien dat slechts een fractie van je personeel regelmatig inlogt. En zelfs dan wordt slechts 10% van de functies gebruikt. Als dure functies ongebruikt blijven en stof verzamelen, is dat weggegooid geld.
Schaduw-IT en creatieve (maar inefficiënte) tijdelijke oplossingen
Medewerkers gaan creatief te werk als systemen te ingewikkeld zijn. Ze bewaren klantgegevens liever in een persoonlijke Excel-spreadsheet dan dat ze deze in het nieuwe CRM invoeren. Het gevolg? Schaduw-IT, beveiligingsrisico’s en een enorm verlies aan controle over je bedrijfsgegevens.
“Zo hebben we het altijd gedaan” – Veel frustratie
Het foutenpercentage bij de gegevensinvoer stijgt, de werkprocessen komen tot stilstand en de frustratie verspreidt zich door de afdelingen heen. Wanneer medewerkers nieuwe software eerder als een last dan als een hulp beschouwen, ligt dat zelden aan de software zelf, maar veeleer aan het gebrek aan ondersteuning tijdens het leerproces.
Kennis is gebonden aan individuele personen (kennis-silo’s)
Als ‘Sabine’, een belangrijke medewerkster van de afdeling Controlling, op vakantie is, komt het hele proces van de maandafsluiting tot stilstand, omdat zij de enige is die weet hoe de gegevens foutloos in het systeem moeten worden ingevoerd. Een DAP maakt deze kennis voor iedereen toegankelijk en stelt deze precies op het juiste moment ter beschikking.
Veranderingsmoeheid: voortdurende updates overweldigen het team
Moderne cloudsoftware verandert voortdurend. Het team is nog maar net gewend geraakt aan een interface of de volgende update gooit de menunavigatie alweer in de war. Zonder een platform dat nieuwe functies rechtstreeks binnen het live-systeem uitlegt, leidt deze ‘veranderingsmoeheid’ al snel tot weerstand.
Dure opleidingsprogramma’s lopen op niets uit
Heb je wel eens gehoord van het ‘vergeet-effect’? Twee weken na een softwareseminar van een hele dag zijn deelnemers doorgaans 80% van wat ze hebben geleerd weer vergeten – simpelweg omdat ze het niet meteen in hun dagelijkse werk hoefden toe te passen. Leren moet contextspecifiek zijn en plaatsvinden op het moment dat de behoefte zich voordoet.
Gegevenschaos en gebrek aan naleving
Onjuist ingevulde verplichte velden, foutieve invoer of het niet naleven van nalevingsrichtlijnen bij het invoeren van gegevens: wanneer de gegevenskwaliteit in uw systemen achteruitgaat, is dat meestal te wijten aan onwetendheid van de gebruiker. Een DAP fungeert in dit verband als een digitale rijbaanassistent.
Het rendement op investering (ROI) van uw digitale transformatieprojecten blijft een mythe
Op papier zag de businesscase er fantastisch uit. Maar de verhoopte efficiëntieverbetering of kostenbesparing is uitgebleven, omdat de digitale processen net zo omslachtig zijn als de analoge processen vroeger waren.
Conclusie: Beoordeling van de ontwikkelingsgraad en vaststelling van de benodigde maatregelen
Voldeden er bij uw bedrijf ten minste drie van deze beschrijvingen? Zo ja, dan is het tijd om de digitale volwassenheid van uw organisatie eens kritisch onder de loep te nemen.
De harde waarheid is deze:het succes van digitalisering wordt niet afgemeten aan het aantal aangeschafte licenties, maar aan de mate waarin uw medewerkers de technologie daadwerkelijk omarmen.
Als je de hierboven genoemde signalen negeert, loop je niet alleen het risico grote investeringsfouten te maken, maar ook te eindigen met ontevreden teams en inefficiënte processen.
Wat u moet doen:Stop methet vertrouwen op wishful thinking bij het implementeren van software. Met een platform voor digitale adoptie zoalsdatango kunt u uw medewerkers rechtstreeks door elke applicatie begeleiden met behulp van interactieve handleidingen, in-app-hulp en geautomatiseerde leertrajecten. Zo verlaagt u de ondersteuningskosten, verkort u de onboarding-tijd drastisch en haalt u eindelijk het rendement uit uw IT-investeringen dat u verdient.
Klaar voor de volgende stap?
Ontdek hoe datango uw prestaties ingrijpend kan verbeteren – neem contact met ons op!
Ontdek nog meer interessante inhoud van datango
Software-implementatie zonder frustratie: hoe begeleiding binnen de app de acceptatie door gebruikers bevordert
Klinkt dit bekend? Er wordt een nieuwe softwaretool in het bedrijf geïntroduceerd, een…
Begeleid leren versus traditionele opleiding: wat is effectiever?
De digitale transformatie binnen bedrijven vordert onstuitbaar. Nieuwe software…
Personeelsbehoud door bijscholing: waarom een leercultuur de sleutel tot succes is
Het tekort aan geschoolde arbeidskrachten is niet langer een toekomstscenario, maar een realiteit…