Tâche
Pendant longtemps, la gestion des connaissances chez Emil Löffelhardt était désorganisée et chronophage : la documentation était créée manuellement, sans modèles standardisés, et stockée à différents endroits – par exemple, sur des disques durs locaux ou dans d’autres référentiels distincts. Il n’existait aucun point d’accès centralisé et cohérent au contenu, ce que l’on appelle un « Single Point of Content ». Le processus en place était complexe, exigeait un effort considérable et offrait peu de pérennité.
C'est pourquoi Emil Löffelhardt s'est attaché à mettre en place un système de gestion des connaissances structuré et standardisé, pouvant être utilisé à l'échelle de l'entreprise, tout en servant de préparation ciblée à la migration prévue vers SAP S/4HANA en 2027.
Paramètres
- Secteur d'activité : Vente en gros de matériel électrique
- Durée du projet : depuis juin 2024
- Titre du projet : Gestion des connaissances
- Nombre d'auteurs : 20
- Nombre d'utilisateurs finaux : 650
- Applications : SAP R/3, Microsoft 365
- Applications prévues à partir de fin 2027 : SAP S/4HANA, portail RH et formation
Solution et résultat
Lors du choix de l'outil adapté, Emil Löffelhardt accordait une importance particulière à une compatibilité élevée avec SAP, associée à une infrastructure allégée et à une mise en œuvre simple. datango répondait à ces exigences, ce qui a conduit l'entreprise à opter pour la suite complète datango Performance Suite, composée de Creator, Collaborator et Live!. Le projet a démarré en juin 2024.
Avant de se lancer dans la création proprement dite du contenu, les équipes de rédaction se sont préparées de manière stratégique au projet : ensemble, elles ont élaboré un programme de formation et organisé une journée stratégique afin de s'assurer que toutes les personnes impliquées disposent du même niveau de connaissances. Dans un premier temps, l'accent a été mis sur les contenus relatifs à SAP R/3 et à Microsoft, afin d'établir une base de connaissances solide tout en préparant progressivement les équipes de rédaction à la création future de contenus SAP S/4HANA avec datango.
Le contenu est élaboré au sein des services spécialisés concernés : l'équipe administrative est chargée du contenu relatif à Microsoft Teams et Outlook, tandis que des rédacteurs formés du service SAP rédigent le contenu correspondant à SAP.
En avril 2025, le MediaCenter a été officiellement mis en service et sert depuis lors de point d'accès central à l'ensemble de la documentation. En février 2026, le déploiement de datango Live ! a marqué une autre étape importante : depuis lors, les collaborateurs peuvent également accéder au contenu directement dans leur contexte de travail respectif.
IA @ datango
À mesure que le volume de la documentation SAP augmentait, il devenait de plus en plus important de pouvoir créer efficacement les descriptions correspondantes. Au départ, ces descriptions étaient en grande partie rédigées à la main, ce qui représentait un effort qui s'est considérablement accru à mesure que la base de connaissances s'étoffait.
Lorsque datango a lancé SmartDescribe, un outil d’IA permettant de générer automatiquement des descriptions, Emil Löffelhardt a testé la solution et en a rapidement reconnu les avantages pratiques. Depuis lors, les descriptions destinées à la documentation sont générées à l’aide de l’IA et adaptées au sujet concerné. Le processus de rédaction manuelle, très chronophage, est supprimé, ce qui accélère considérablement le processus global de création de contenu. La cohérence garantie par SmartDescribe lors de la création des descriptions était tout aussi importante pour Emil Löffelhardt. Comme la consigne sous-jacente peut être personnalisée individuellement, une flexibilité suffisante est préservée.
Pour Emil Löffelhardt, l'utilisation de SmartDescribe se traduit avant tout par un gain de temps notable dans une étape de travail qui revient régulièrement dans le cadre de la gestion des connaissances.
Pour l'avenir, Emil Löffelhardt entrevoit également un potentiel supplémentaire pour l'utilisation de l'IA dans la gestion des connaissances – par exemple, dans la génération automatique de mots-clés, une recherche de contenu plus intelligente ou l'intégration de l'IA interne à l'entreprise dans datango Live !. Ces développements axés sur les clients font partie intégrante du dialogue permanent chez datango : les nouvelles exigences des clients sont prises en compte dans le développement continu de nos solutions.
Brève présentation du client
La société Emil Löffelhardt GmbH & Co. KG est l'un des principaux grossistes en matériel électrique du sud de l'Allemagne. Fondée à Stuttgart en 1906, cette entreprise familiale, aujourd'hui dirigée par la quatrième génération, est présente sur 21 sites dans le Bade-Wurtemberg et le nord de la Bavière.
En tant que fournisseur global, Emil Löffelhardt allie 120 ans d’expérience à une orientation claire vers l’avenir et l’innovation. L’entreprise propose à ses clients issus de l’artisanat, du commerce spécialisé, de l’industrie et du secteur public une gamme complète de services – allant des produits électriques et du conseil personnalisé aux prestations axées sur les processus, en passant par la gestion complète de projets.
Les 3 principaux facteurs de réussite d'un projet
- Gains de temps et de coûts dans la création de contenu
- Une gestion cohérente des connaissances grâce à un point d'accès unique et centralisé au contenu
- Présenter les processus de manière cohérente à l'échelle de l'entreprise et faciliter leur apprentissage
Avis des clients
« datango nous permet de créer de la documentation de manière efficace tout en proposant une approche pédagogique interactive très performante. L’intégration de l’IA avec datango SmartDescribe simplifie considérablement la dernière étape de la mise à disposition de notre contenu. Les descriptions peuvent être créées beaucoup plus rapidement. Pour nous, cela se traduit avant tout par un gain de temps considérable et une réduction des tâches manuelles dans notre travail quotidien. »
Lukas Wunsch, administrateur système, service des opérations informatiques
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