Qu'est-ce que l'accompagnement au sein d'une application ? Une explication simple
Les conseils intégrés à l'application s'apparentent à un système de navigation intégré à votre logiciel. Au lieu de devoir quitter le programme pour chercher des réponses dans des fichiers PDF ou des vidéos de formation, les collaborateurs bénéficient de l'aide dont ils ont besoin directement depuis l'interface utilisateur. L'aide est disponible exactement au moment où ils en ont besoin, c'est-à-dire pendant qu'ils travaillent (apprentissage sur le terrain).
Les outils : voici à quoi ressemble l'aide au sein du système
La fonction « Guidage intégré à l'application » utilise différents formats pour guider les utilisateurs en toute sécurité jusqu'à leur destination :
Infobulles
De petites fenêtres d'information qui s'affichent lorsque les utilisateurs passent la souris sur un champ ou une icône spécifique. Elles fournissent une explication brève et concise sur la marche à suivre à ce stade.
Guides interactifs :
Ces guides interactifs accompagnent les utilisateurs étape par étape tout au long d'un processus complet, comme la création d'un nouveau client dans le système CRM. Les utilisateurs suivent eux-mêmes les différentes étapes tandis que le système leur fournit des conseils en temps réel.
Aide contextuelle :
Le système détecte l'emplacement actuel de l'employé. Toute personne travaillant dans le module de facturation ne voit s'afficher automatiquement que les conseils liés à la finance et n'a pas besoin de parcourir les textes d'aide généraux.
Résultat : une meilleure expérience utilisateur et une véritable adoption du logiciel
Lorsque vous utilisez les conseils intégrés à l'application, le processus d'initiation à un nouveau logiciel change radicalement :
1. Une expérience utilisateur (UX) exceptionnelle
Les employés connaissent des succès rapides plutôt que des échecs. Cela permet de réduire leur niveau de stress et d'accroître leur satisfaction dans leur travail quotidien.
2. Adoption croissante des logiciels
Comme il n'y a plus d'obstacles à son utilisation, les équipes adoptent le nouvel outil beaucoup plus rapidement. Le logiciel est exploité à son plein potentiel et ne finit pas par prendre la poussière, tel un éléphant blanc coûteux.
3. Réduire la charge de travail du service informatique
Comme les utilisateurs peuvent mettre en place eux-mêmes des processus standardisés, le nombre de demandes d'assistance récurrentes diminue considérablement.
Bonnes pratiques pour une mise en œuvre réussie
Pour que l'assistance numérique fonctionne efficacement et ne devienne pas elle-même une source de nuisance, il convient de respecter quelques règles :
- Moins, c'est mieux :ne submergez pas vos collaborateurs de dizaines de fenêtres contextuelles dès leur première connexion. Espacez les messages et n'affichez de l'aide que lorsqu'elle est pertinente par rapport à la tâche en cours.
- Créer du contenu adapté à chaque rôle :un commercial a besoin d'explications différentes de celles d'un employé de la comptabilité, même si les deux utilisent le même système. Adaptez les instructions de l'application à chaque rôle.
- Évaluer et optimiser :utilisez les outils d'analyse pour identifier les étapes du processus où les employés rencontrent des difficultés ou cessent de suivre les instructions. Cela vous permettra de déterminer précisément les points sur lesquels vous devez clarifier davantage les consignes.
Conclusion
La réussite du déploiement d'un logiciel dépend entièrement du soutien des personnes qui l'utilisent au quotidien. Grâce à des conseils intégrés directement dans le système, vous pouvez aider vos équipes à surmonter leur appréhension face à l'inconnu et à transformer leur frustration en productivité.
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