Zorg ervoor dat medewerkers de tool voor de software-implementatie beter accepteren met een geschikte tool voor kennisbeheer!
Heeft u behoefte aan gedegen ondersteuning op het gebied van kennisoverdracht, nu er in uw bedrijf een software-implementatie op stapel staat waarbij oude computersystemen of programma’s volledig worden vervangen door nieuwe hardware en software? Dan is het tijd om na te denken over goed kennismanagement! We geven u een kort overzicht van hoe goed kennismanagement eruitziet en hoe u de software-implementatie tot een succes kunt maken!
Kennisbeheer is een overkoepelende term voor alle strategische en operationele activiteiten en managementtaken die gericht zijn op een zo goed mogelijk beheer van kennis. Hieronder vallen ook interne opleidingen die de kennis van medewerkers versterken door gebruik te maken van hun interne kennis.
Bij datango weten we: goed kennisbeheer is essentieel voor bedrijven die willen groeien. Een succesvolle software-implementatie voor de invoering van nieuwe programma’s is een proces dat zich uitstrekt van planning tot gebruikerstraining en ondersteuning. Met name training vormt vaak een groot obstakel, aangezien de acceptatie van software-implementaties door medewerkers niet vanzelfsprekend is. Veel bedrijven worden hiermee geconfronteerd wanneer nieuwe software wordt geïntroduceerd.
Software voor gebruikersacceptatie kan hier uitkomst bieden. Het gebrek aan acceptatie bij medewerkers vormt een grote uitdaging voor een bedrijf en zijn medewerkers. De implementatie van software in het kader van een noodzakelijke digitaliseringsstrategie moet vanaf het begin goed worden gepland en gestructureerd. Dit geldt met name voor e-learningtrainingen. Want één ding is zeker: het succes van een software-implementatie staat of valt met de acceptatie door de eindgebruikers!
Hoe werkt efficiënt kennisbeheer?
Om de implementatie van de software effectief te laten verlopen, loont het om over een degelijk kennisbeheersysteem te beschikken. Doelgericht kennisbeheer verhoogt namelijk niet alleen het succes en de efficiëntie van uw processen, maar versterkt ook uw positie op alle gebieden binnen het bedrijf.
Belemmeringen voor een soepele uitvoering van digitaliseringsstrategieën zijn bijvoorbeeld:
- Het ontbreken van een strategisch vastgestelde aanpak van het project om alle effecten naar behoren in aanmerking te nemen.
- Gebrek aan budget
- Angst voor veiligheidsrisico’s
- Onvoldoende opleiding/bijscholing
- Gebrek aan professionele middelen
Kennisbeheer rust op verschillende pijlers. De kernprincipes van kennisbeheer kunnen in een aantal punten worden samengevat:
Allereerst is kennisbehoud van groot belang. Dit houdt in dat bestaande kennis wordt vastgelegd, gedocumenteerd en beheerd. Daarom moet er bij de implementatie van de software een tool aanwezig zijn waarin de kennis van het bedrijf kan worden opgeslagen en die op elk moment op verzoek beschikbaar is.
Met het juiste leerplatform kan kennis op een eenvoudige en gestructureerde manier worden overgedragen . Het aanbieden van de juiste kennis is een kwestie van organisatie. Eenvoudige toegang maakt ingewikkelde processen vaak gemakkelijker. Medewerkers van een bedrijf moeten altijd en overal gemakkelijk toegang hebben tot kennis, zelfs over verschillende afdelingen of locaties heen.
Daarnaast moet worden opgemerkt dat nieuwe kennis het best kan worden verworven als medewerkers op een duurzame manier met die kennis worden vertrouwd gemaakt. Dit betekent dat kennis altijd op een begrijpelijke manier moet worden overgebracht. Ze moet worden afgestemd op het kennisniveau en de leerontwikkeling van de leerling. Alleen zo kan een succesvolle leerontwikkeling worden gewaarborgd.
Er moet immers een gedegen strategie voor kennisontwikkeling zijn. Planning is hierbij van cruciaal belang. Gezamenlijke kennisontwikkeling met innovatieve oplossingsbenaderingen is in het beste geval het logische gevolg daarvan.
In de praktijk doet zich echter vaak het volgende probleem voor: de invoering van de software stuit vaak op weerstand bij de medewerkers. Daar zijn tal van redenen voor. Het loont de moeite om te onderzoeken waarom medewerkers gedemotiveerd zijn. Zo kun je de oorzaak achterhalen en deze in het beste geval aanpakken.
De kracht van gewoontes speelt een grote rol. Medewerkers hebben hun eigen processen, routines en werkwijzen. Als deze worden verstoord of als ze gedwongen worden om nieuwe werkwijzen toe te passen, is er weinig enthousiasme. Processen die opnieuw moeten worden aangeleerd, vragen om aanpassing. En, om het maar eens bot te zeggen, niemand heeft daar zin in. Kennisoverdracht moet daarom zo aantrekkelijk mogelijk worden gemaakt en, idealiter, zelfs leuk.
Ook in verband met bijscholing doen zich vaak existentiële crises voor, aangezien werknemers door de technische vooruitgang overbodig kunnen worden. Het is aan het bedrijf zelf om op de best mogelijke manier met een dergelijke situatie om te gaan, om frustratie en demotivatie te voorkomen.
Angst voor het onbekende speelt ook een rol bij de reden waarom werknemers geen opleiding willen volgen.
Teamgeest speelt immers ook een doorslaggevende rol bij een training. Als het grootste deel van het bedrijf interesse toont in de training, zullen de anderen al snel meedoen. De deelnemers moeten er daarom van overtuigd zijn van hetgeen waaraan ze werken. Ze moeten dus actief bij het proces worden betrokken.
Een succesvolle software-implementatie: wat te doen als medewerkers het niet accepteren?
Voor elk probleem is er een oplossing. De acceptatie onder medewerkers is meestal verrassend groot, zelfs als het slechts om een paar kleine veranderingen gaat. Allereerst: zodra je weet dat de invoering van nieuwe software op handen is, moet je dit goed plannen en voorbereiden, en bovenal hierover communiceren! Dit betekent dat je niet zomaar ineens moet overschakelen, maar alles stap voor stap moet doorvoeren en de medewerkers idealiter ruim van tevoren op de aanstaande invoering moet voorbereiden.
Het is ook een goed idee gebleken om een persoonlijk gesprek met de medewerkers te voeren. Dit zorgt voor een positief gevoel, biedt zekerheid en maakt het proces persoonlijker. Intensieve opleidings- en trainingsmaatregelen in het kader van het blended learning-concept, nog vóór de invoering, verminderen onzekerheid en verkorten de inwerkperiode.
Een andere benadering is gebruiksvriendelijkheid. Processen moeten zo duidelijk gestructureerd en begrijpelijk mogelijk zijn. Een mogelijkheid zou zijn om testgroepen in te schakelen die de toepassing van een cursus vooraf testen.
Voor een succesvolle kennisoverdracht is het ook belangrijk dat er binnen het bedrijf een goede contactpersoon is die bij twijfel vragen kan beantwoorden. Hierbij hoort ook goed management om een structurele en cultuurverandering teweeg te brengen.
Wat nog meer nuttig is:
Snelle introductie
Nieuwe medewerkers krijgen specifieke cursussen toegewezen en kunnen zo snel worden ingewerkt in de processen en procedures.
Snelle beschikbaarheid van informatie
Medewerkers uit verschillende afdelingen krijgen via gestructureerd kennisbeheer snel toegang tot informatie uit hun eigen afdeling of uit andere afdelingen.
Innovatie
Toegang tot kennis draagt bij aan het verwerven van nieuwe competenties. Het vergroten van competenties stimuleert de innovatieve geest binnen uw bedrijf, bijvoorbeeld door uw product te verbeteren en zo uw concurrentievermogen te vergroten.
Lage alternatieve kosten
Medewerkers kunnen zelfstandig kennis raadplegen om problemen op te lossen. Op die manier hoeven ze geen hulp te vragen aan andere afdelingen en worden ze dus niet afgeleid van de dagelijkse werkzaamheden.
Bij datango weten we welke uitdagingen een succesvolle software-implementatie met zich meebrengt. Daarom staan we onze klanten bij met alle problemen en vragen. Bent u van plan een software-implementatie uit te voeren en wilt u dit ondersteunen met een geschikte tool voor kennisbeheer? Neem dan nu contact met ons op:
Ontdek nog meer interessante inhoud van datango
20 juli 2026
Software-implementatie zonder frustratie: hoe begeleiding binnen de app de acceptatie door gebruikers bevordert
Klinkt dit bekend? Er wordt een nieuwe softwaretool in het bedrijf geïntroduceerd, een…
8 juni 2026
Heb je software aangeschaft, maar is de productiviteit gedaald? 10 tekenen dat je bedrijf een platform voor digitale implementatie nodig heeft
Je hebt wekenlang besteed aan het uitzoeken van de perfecte CRM-, ERP- of HR-tool. Het budget is…
20 mei 2026
Begeleid leren versus traditionele opleiding: wat is effectiever?
De digitale transformatie binnen bedrijven vordert onstuitbaar. Nieuwe software…