Améliorez l'adhésion des collaborateurs à l'outil de déploiement logiciel grâce à un outil de gestion des connaissances adapté !
Avez-vous besoin d'un accompagnement solide en matière de transfert de connaissances, alors qu'un déploiement logiciel impliquant le remplacement complet des anciens systèmes informatiques ou programmes par du matériel et des logiciels neufs est imminent dans votre entreprise ? Il est alors temps de réfléchir à une bonne gestion des connaissances ! Nous vous proposons un bref aperçu de ce qu'est une bonne gestion des connaissances et de la manière dont vous pouvez faire de ce déploiement logiciel une réussite !
La gestion des connaissances est un terme générique qui désigne l'ensemble des activités stratégiques et opérationnelles ainsi que des tâches de gestion visant à optimiser la gestion des connaissances. Cela inclut également les formations internes qui permettent de renforcer les connaissances des collaborateurs en s'appuyant sur le savoir-faire interne de l'entreprise.
Chez Datango, nous le savons bien : une bonne gestion des connaissances est essentielle pour les entreprises qui souhaitent se développer. Le déploiement réussi d’un nouveau logiciel est un processus qui va de la planification à la formation et à l’accompagnement des utilisateurs. La formation, en particulier, constitue souvent un obstacle majeur, car l’adhésion des collaborateurs à ces déploiements n’est pas automatiquement acquise. De nombreuses entreprises sont confrontées à cette réalité lors de l’introduction d’un nouveau logiciel.
Un logiciel d'adoption par les utilisateurs peut apporter une solution. Le refus d'adoption de la part des employés pose des défis majeurs à l'entreprise et à son personnel. Le déploiement d'un logiciel dans le cadre d'une stratégie de numérisation nécessaire doit être bien planifié et structuré dès le départ. Cela vaut tout particulièrement pour les formations en ligne. Car une chose est sûre : la réussite d'un déploiement logiciel dépend entièrement de l'acceptation par les utilisateurs finaux !
Comment fonctionne une gestion efficace des connaissances ?
Pour garantir l'efficacité du déploiement d'un logiciel, il est judicieux de disposer d'un système de gestion des connaissances solide. En effet, une gestion ciblée des connaissances permet non seulement d'améliorer la réussite et l'efficacité de vos processus, mais aussi de renforcer votre position dans tous les domaines de l'entreprise.
Parmi les obstacles à la mise en œuvre aisée des stratégies de numérisation, on peut citer, par exemple :
- L'absence d'une approche stratégique clairement définie pour le projet, permettant de prendre en compte l'ensemble des répercussions.
- Manque de budget
- Crainte des risques liés à la sécurité
- Formation initiale ou continue insuffisante
- Manque de ressources professionnelles
La gestion des connaissances repose sur plusieurs piliers. Les principes fondamentaux de la gestion des connaissances peuvent se résumer en quelques points :
Tout d'abord, la préservation des connaissances revêt une grande importance. Cela implique d'enregistrer, de documenter et de gérer les connaissances existantes. Le déploiement du logiciel doit donc inclure un outil permettant de stocker les connaissances de l'entreprise et d'y accéder à tout moment, à la demande.
Avec une plateforme d'apprentissage adaptée, le transfert de connaissances peut s'effectuer de manière simple et structurée. Fournir les connaissances adéquates est avant tout une question d'organisation. Un accès simple facilite souvent des parcours complexes. Les collaborateurs de l'entreprise doivent pouvoir accéder facilement aux connaissances, quels que soient le moment et le lieu, même entre différents services ou sites.
Il convient également de noter que l'acquisition de nouvelles connaissances est optimale lorsque celles-ci sont transmises aux employés de manière durable. Cela signifie que les connaissances doivent toujours être communiquées de façon compréhensible. Elles doivent être adaptées au niveau de connaissances et aux progrès d'apprentissage de la personne qui les acquiert. C'est la seule façon de garantir la réussite du processus d'apprentissage.
Après tout, le développement des connaissances doit s'appuyer sur une stratégie solide. La planification revêt ici une importance capitale. Le développement conjoint des connaissances, associé à des approches innovantes, en est, dans le meilleur des cas, la conséquence logique.
Dans la pratique, cependant, le problème suivant se pose souvent : les employés ont souvent du mal à accepter la mise en place d’un nouveau logiciel. Les raisons sont nombreuses. Il est utile d’analyser les causes de cette démotivation. Cela permet d’en identifier la source et, dans le meilleur des cas, d’y remédier.
La force de l'habitude joue un rôle majeur. Les collaborateurs ont leurs propres processus, routines et méthodes de travail. Si ceux-ci sont perturbés ou s'ils sont contraints d'adopter de nouvelles approches, l'enthousiasme est de mise. Les processus qu'il faut réapprendre exigent une adaptation. Et, pour le dire sans détours, personne n'a envie de s'y atteler. Le transfert de connaissances doit donc être rendu aussi attrayant que possible et, dans l'idéal, même ludique.
Les crises existentielles surviennent également souvent dans le cadre de la formation continue, car les salariés peuvent se retrouver en surnombre en raison des progrès techniques. Il appartient à l'entreprise elle-même de gérer au mieux une telle situation afin d'éviter toute frustration et toute démotivation.
La peur de l'inconnu explique également en partie pourquoi les salariés ne souhaitent pas suivre de formation.
Après tout, l'esprit d'équipe joue également un rôle déterminant dans une formation. Si la majorité des collaborateurs de l'entreprise s'intéresse à la formation, les autres ne tarderont pas à s'impliquer. Les participants doivent donc être convaincus de l'intérêt de ce sur quoi ils travaillent. Ils doivent donc être activement impliqués.
Mise en place réussie d'un logiciel : comment réagir face au refus des employés ?
Il existe une solution à chaque problème. L'adhésion des collaborateurs est généralement étonnamment forte, même lorsqu'il ne s'agit que de quelques petits changements. Tout d'abord : dès que vous savez qu'un déploiement logiciel est imminent, vous devez bien le planifier, vous y préparer et, surtout, communiquer à ce sujet ! Cela signifie qu'il ne faut pas procéder à une transition à la va-vite, mais plutôt mettre tout en place étape par étape et, dans l'idéal, préparer les collaborateurs bien à l'avance au déploiement à venir.
Il s'est également avéré judicieux d'avoir un entretien individuel avec les collaborateurs. Cela crée un climat positif, apporte un sentiment de sécurité et rend le processus plus personnalisé. Les mesures de formation et d'accompagnement intensives prévues dans le cadre du concept d'apprentissage mixte, mises en place avant même la mise en place du nouveau système, réduisent l'incertitude et raccourcissent la phase d'adaptation.
Une autre approche concerne la convivialité. Les processus doivent être structurés de manière aussi claire et compréhensible que possible. Une solution consisterait à faire appel à des groupes tests chargés de tester au préalable l'utilisation d'un cours.
Pour que le transfert de connaissances soit couronné de succès, il est également indispensable de pouvoir compter sur un interlocuteur de référence au sein de l'entreprise, disponible pour répondre aux questions en cas de doute. Cela passe également par une bonne gestion, afin de mettre en place un changement structurel et culturel au sein de l'entreprise.
Autres éléments utiles :
Intégration rapide
Les nouveaux collaborateurs se voient attribuer des formations spécifiques et peuvent ainsi être rapidement formés aux processus et procédures.
Accès rapide à l'information
Grâce à une gestion structurée des connaissances, les collaborateurs de différents services peuvent accéder rapidement aux informations provenant de leur propre service ou d'autres services.
Innovation
L'accès au savoir favorise l'acquisition de nouvelles compétences. Le renforcement des compétences stimule l'esprit d'innovation de votre entreprise, par exemple en améliorant vos produits et en renforçant ainsi votre compétitivité.
Faibles coûts d'opportunité
Les collaborateurs peuvent accéder de manière autonome aux informations nécessaires pour résoudre les problèmes. Ainsi, ils n'ont pas besoin de solliciter l'aide d'autres services et ne sont donc pas détournés de leurs activités quotidiennes.
Chez datango, nous savons quels sont les défis liés à la mise en œuvre réussie d'un logiciel. C'est pourquoi nous accompagnons nos clients pour toutes leurs questions et tous leurs problèmes. Vous prévoyez de mettre en œuvre un logiciel et souhaitez vous appuyer sur un outil de gestion des connaissances adapté ? Alors contactez-nous dès maintenant :
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