إعداد أدلة المستخدم - المزايا

لا يعني توثيق العمليات التجارية بالضرورة تدوين كل خطوة يدويًّا وإضاعة ساعات من وقتك الثمين في تحديث كل شيء باستمرار. يتولى datango هذه المهمة نيابة عنك ويُعد دليلاً تفصيليًّا خطوة بخطوة بينما تقوم بتنفيذ العملية المطلوبة كالمعتاد. وبهذه الطريقة، لا تحصل فقط على توثيق شامل ومفهوم للعملية، بل تحصل أيضًا في الوقت نفسه على دليل مستخدم جاهز للاستخدام.

في مقالتنا على المدونة، نكشف عن المعنى الدقيق لهذا الأمر، وكيف يمكنهم الاستفادة من أدلة الاستخدام التي غالبًا ما يتم التقليل من أهميتها.

توثيق البرامج بنجاح مع datango

باستخدام أداة «datango Creator» الخاصة بنا، يمكنك تسجيل أي تطبيق برمجي وإنشاء إرشادات شاملة خطوة بخطوة تلقائيًّا لأي عدد من المستخدمين النهائيين، بحيث تكون هذه الإرشادات مفهومة بالفعل:

يقوم المُنشئ بتنفيذ العملية المراد توثيقها على جهاز الكمبيوتر، ويقوم برنامج «datango» تلقائيًّا بتسجيل كل نقرة في الخلفية، مما يتيح للمستخدم التركيز على المهمة دون انقطاع ودون الحاجة إلى إعادة التسجيل. ثم يتم تلخيص جميع الخطوات في مستند يتضمن لقطات شاشة ونصوص توضيحية موجزة وعلامات مهمة، ويتم ترجمته إلى أكثر من 40 لغة بضغطة زر واحدة. وإذا لزم الأمر، يمكن تحرير الإرشادات التي تم إنشاؤها بسهولة لاحقًا ثم تصديرها بتنسيقات متنوعة – بغض النظر عما إذا كنت تستخدم SAP أو MS Office أو برامجك الخاصة.

بفضل عملية التوثيق الموحدة التي نطبقها، لن تضطر أبدًا إلى إجراء التوثيق يدويًّا مرة أخرى، وستستفيد من تقليل الوقت المستغرق في إعداد الوثائق بنسبة تصل إلى 80٪، وهو وقت وطاقة يمكنك توظيفهما في أمور أخرى مفيدة.

والأهم من ذلك كله، أنك تزيد من فرص نجاح عملية طرح البرامج — ففي النهاية، لا يكون الاستثمار في أنظمة برمجية جديدة مجديًا إلا إذا تمكن الموظفون من فهمها واستخدامها.

من وثائق البرامج إلى دليل المستخدم

ونحن ننصح عملاءنا دائمًا وبشكل فعال في مجال الاستشارات الاستراتيجية بوضع مثل هذا الدليل أيضًا، وبالتالي الاستفادة الفعالة من جميع الموارد المتاحة في الشركة. ونظرًا لأن برامج المؤسسات مثل SAP والتطبيقات المطورة داخليًّا لا تتميز بدرجة عالية من التخصيص، فمن المهم أن تقوم كل شركة بوضع دليلها الخاص بها من أجل تنظيم عملياتها الداخلية والخارجية بنجاح.

ولكن لماذا تقضي أسابيع في إعداد أدلة المستخدم بشق الأنفس باستخدام أدوات التقاط الشاشة والتعليمات المكتوبة بخط اليد في Word أو PowerPoint، في حين يمكنك الحصول عليها تلقائيًا باستخدام datango؟ إن datango Creator ليس فقط الأداة المثالية لإنشاء الوثائق، بل هو أيضًا نقطة الانطلاق نحو إعداد دليل مستخدم ناجح، لأنه يجمع بين توثيق جميع العمليات ذات الصلة بالشركة.

ما أفضل ما في الأمر؟ إنه يتم إنتاجه بعد تسجيل واحد فقط، وبالتالي فهو منتج إضافي فوري يُنسى للأسف في كثير من الأحيان.

تُعد أدلة المستخدم عنصراً مهماً في إدارة المعرفة، وتُستخدم على وجه التحديد لجعل المعرفة والعمليات والثقافة المؤسسية في متناول جميع الموظفين وقابلة للاستخدام من قبلهم. ولا تقتصر إدارة المعرفة المتسقة على الحفاظ على المعرفة فحسب، بل إنها تتيحها أيضاً لجميع أفراد الشركة.

مجالات الاستخدام المختلفة لدليل المستخدم

لا تدع دليل الاستخدام يصبح مجرد نفاية لا فائدة منها، بل استفد من مجالات الاستخدام المتعددة:

1. ملحق للتعلم الإلكتروني

يمكن استخدام دليل المستخدم بسهولة كوسيلة تعليمية إضافية، وبالتالي فهو يمثل مكملاً للتعلم الإلكتروني، وإن كان نادراً ما يُستخدم. لا سيما في ضوء تنوع أنماط التعلم، يستفيد من ذلك جميع المتعلمين الذين يفضلون مراقبة العمليات بأكملها بدلاً من المشاركة في دورة تدريبية حيث يتم، على سبيل المثال، استخدام النصوص بشكل متزايد. ويحظى نمط التعلم البصري-المرئي على وجه الخصوص بفرصة متابعة الوثائق المسجلة للعمليات بشكل مستقل وفي جو من الهدوء، وحفظ المحتويات المطلوبة من خلال تصور تمثيل ملموس للمواد التعليمية. ويمكن استخدام دليل المستخدم مرارًا وتكرارًا لأغراض التعلم، بغض النظر عن المكان.

2. كتاب مرجعي

في حال ظهور أي مشكلات أثناء استخدام البرنامج، يُعد دليل المستخدم — إلى جانب خدمة المساعدة المباشرة المخصصة للتطبيق — مرجعًا مثاليًّا يوفر مزايا خاصة عند التعامل مع العمليات غير المعتادة. فبدلاً من الاضطرار إلى البحث طويلاً وبجهد عن معلومات محددة، يحصل المستخدمون على معلومات واضحة، وبالتالي على المعرفة العملية اللازمة. وبمساعدة فهرس محتويات موجز، يمكن للمستخدمين العثور بسرعة على الإجابة الصحيحة لأسئلتهم، مما يتيح لهم مواصلة أعمالهم اليومية في أسرع وقت ممكن.

وهذا يعني أن المستخدمين، حتى في حالة العمليات التي لا يكونون على دراية كافية بها، يتجنبون عناء البحث المطول ومخاطر الحصول على معلومات خاطئة، حيث إن جميع الخطوات الضرورية قد تم توثيقها بالكامل ضمن الوثائق المسجلة ويمكن الرجوع إليها عند الحاجة.

3. مصدر إضافي للمتخصصين

لا يقتصر دور دليل المستخدم على المساعدة في العمليات النادرة فحسب، بل يمتد ليشمل أيضًا تلك التي تتطلب «معلومات تفصيلية» محددة. وبالإضافة إلى المستخدمين العاديين والمتعلمين، يمكن للمتخصصين أيضًا الحصول على نظرة عامة شاملة، وفي الوقت نفسه البحث بشكل محدد عن مواضيع فردية والاستفادة من تقديم المعرفة الموجزة بطريقة حديثة ورقمية. وبهذه الطريقة، يمكن للمستخدمين العثور على ما يبحثون عنه بسرعة وموثوقية حتى في حالة الأسئلة التفصيلية المعقدة.

4. أداة في مجال التدقيق

أصبحت كمية البيانات في الشركات أكثر تعقيدًا يومًا بعد يوم، وهذه البيانات لا تشكل فقط الأساس لكل قرار تجاري، بل هي أيضًا أساس إجراء عمليات التدقيق المهمة، مثل التدقيق المالي. يوفر دليل المستخدم للمراجعين الذين يتعاملون مع القضايا المحاسبية والمالية الحساسة أداة عملية للحفاظ على نظرة عامة وضمان استرجاع المعلومات دون أخطاء، مما يتيح بدوره إجراء تحليل فعال. ومن خلال التوثيق السليم للعمليات، يصبح من الممكن، على سبيل المثال، التحقق دون بذل جهد كبير من الصلاحيات التي تتمتع بها أدوار المستخدمين المختلفة، مما يسهل العمل اليومي للمراجعين. وفي الوقت نفسه، يضمن ذلك أيضًا أداء العمل بضمير حي.

5. إضافة إلى BPM

في إطار إدارة العمليات أو إدارة العمليات التجارية (BPM)، يُعد دليل المستخدم أيضًا أداة إضافية مفيدة تُستخدم لتوضيح العمليات المهمة في الشركة. وفي هذا السياق، يتيح دليل المستخدم الفردي إمكانية إظهار الروابط المتبادلة بين العمليات من البداية إلى النهاية بنجاح، مما يساهم في فهم البنية من خلال توفير نظرة متعمقة وواضحة على العمليات المؤسسية الشاملة. وفي النهاية، يتيح ذلك استخدامه في التحسين المستمر للعمليات التجارية.

استخدام أدلة المستخدم في شركتك

يعود تحديد الهيكل المحدد لدليل المستخدم إليك، حيث لا توجد قاعدة ثابتة في هذا الشأن. فالهيكل يعتمد بشكل أكبر بكثير على الشركة وأقسامها والعمليات الخاصة بها، وكذلك على المجالات المختلفة التي يتناولها الدليل.

كما لا يوجد مكان تخزين عام، حيث يمكن تخزينها أو استرجاعها بشكل فردي ضمن نظام إدارة الجودة أو نظام إدارة المعرفة. وبناءً على الشركة والاستراتيجية المتبعة، هناك بالتالي أماكن مختلفة يمكن أن تكون مناسبة — سواء في نظام التعلم الإلكتروني أو في SharePoint أو في الأرشيف.

يسعدنا تقديم المشورة لك في هذا الشأن!

نظرة عامة على جميع المزايا

منتج إضافي مجاني تم إنشاؤه تلقائيًا
توثيق سريع وموحد
مصدر المعرفة المركزي
أقصى درجات التنظيم والوضوح

من السهل تحديث الوثائق الفنية
متاح في أي وقت ومن أي مكان
تسهيل عملية الإلحاق الفعالة
تجربة مستخدم إيجابية للموظفين (الخارجيين)

إنشاء أدلة الاستخدام للتطبيقات باستخدام Datango

توفر لك أدلة المستخدم الوقت والمال على حد سواء، حيث يتم إنشاء كل شيء تلقائيًا، كما أنها تثبت فائدتها الكبيرة في إدارة العمليات.

بالإضافة إلى المدققين الخارجيين، فإنها تجعل العمل اليومي لموظفيك أسهل بكثير وتؤدي إلى تعزيز قدرات الموظفين.

إذا كانت لديك أي أسئلة أخرى حول الإجراءات الأساسية المتعلقة بأدلة الاستخدام، فلا تتردد في الاتصال بنا. وسنسعد بتقديم المشورة الشاملة لك بشأن الخيارات المتاحة لك.

لا تتردد في استخدام نموذج الاتصال الخاص بنا أو الاتصال بنا هاتفيًّا!

اتصلالبريد الإلكتروني

اكتشف المزيد من المحتوى المثير للاهتمام من datango