استخدام إدارة المعرفة في الشركة
إن الكميات الهائلة من البيانات الموجودة في أي شركة — سواء كانت في أذهان الموظفين أو مخزنة على أجهزة الكمبيوتر العاملة — تجعل من الضروري إدارة المعرفة بشكل فعال.
ولا يقتصر الأمر على زيادة كفاءة الموظفين فحسب، بل يؤدي أيضًا إلى توفير موارد مهمة وتقديم خدمة أسرع، مما يؤثر إيجابيًا على رضا العملاء عن الشركة. في مقالتنا الجديدة على المدونة، يمكنك التعرف على أنواع المعرفة الموجودة، وما الذي تعنيه إدارة المعرفة بالضبط، وما هي الفوائد التي تنجم عنها.
تعريف إدارة المعرفة
تعريف إدارة المعرفة
ونتيجة لذلك، قامت العديد من الشركات بإنشاء منصب «رئيس قسم المعلومات»، الذي يتولى مسؤولية ضمان ما يلي:
يتم تزويد الموظفين بالمعلومات المهمة
تم تصميم الدورات التدريبية للموظفين لتمكينهم من الاستفادة المثلى من المعرفة المقدمة
ونتيجة لذلك، قامت العديد من الشركات بإنشاء منصب «رئيس قسم المعلومات»، الذي يتولى مسؤولية ضمان ما يلي:
- يتم تزويد الموظفين بالمعلومات المهمة
- تم تصميم الدورات التدريبية للموظفين لتمكينهم من الاستفادة المثلى من المعرفة المقدمة
- تتوافق معالجة المعلومات مع الاستراتيجية الشاملة للشركة، ويتم تمكين العمليات التي تضيف قيمة
أسس إدارة المعرفة
تُعتبر «تجربة المعرفة» الأساس الذي تقوم عليه إدارة المعرفة. وهناك ثلاثة عناصر مهمة في هذا الصدد:
- الذاكرة المؤسسية: وهي تشير إلى عملية اكتساب المعرفة ومعالجتها واستخدامها فعليًّا.
- المعرفة التنظيمية: وهي تشمل المعرفة الحالية للمؤسسة، والتي غالبًا ما يتم تخزينها في قاعدة بيانات المعرفة.
- التعلم المؤسسي: يشير هذا المصطلح إلى إعادة إنتاج المعرفة المؤسسية، على سبيل المثال في شكل موقع ويكي داخلي للمؤسسة.
مهام إدارة المعرفة
يحدد بروبست وراوب ورومهاردت ثمانية عناصر أساسية لإدارة المعرفة، وهي:
فهي تضفي اتجاهًا محددًا على إدارة المعرفة: ما الذي يُقصد تحقيقه بالضبط، وما هي الأهداف التجارية التي يمكن أن تدعمها، وما هي القدرات التي ينبغي أن تستند إليها؟
والهدف من ذلك هو تحقيق الشفافية فيما يتعلق ببيئة المعرفة الداخلية والخارجية للشركة. ويشمل ذلك البيانات والموارد والقدرات ذات الصلة.
يمكن اكتساب معارف جديدة سواء داخليًّا أو خارجيًّا، وذلك من خلال توظيف الخبراء أو الاستحواذ على شركات تتميز بالابتكار بشكل خاص.
يهدف تطوير المعرفة إلى ضمان ازدهار المعرفة داخل الشركة. وفي هذا السياق، يرتبط التدريب المستمر بورش العمل أو الدورات التدريبية أو برامج التعلم الإلكتروني، على سبيل المثال، ويهدف إلى منح هيكل الشركة ميزة سوقية أو تنافسية.
السؤال التوجيهي هنا هو: من الذي ينبغي أن يعرف أو يكون قادرًا على القيام بماذا، وإلى أي مدى؟ والهدف هو تحقيق نقل المعرفة عبر الأقسام المختلفة.
ينبغي أن تسهم المعرفة دائمًا في تحسين عملية خلق القيمة لدى الفرد، فما هي الطريقة التي يمكن أن يؤدي بها الاستفادة من المعرفة إلى زيادة الناتج الإنتاجي وتقليل استهلاك الموارد، على سبيل المثال؟
يجب حفظ المعرفة (حتى بالنسبة لعدة أجيال من الموظفين) وتحديثها عند الضرورة. كما تلعب الحماية من فقدان البيانات أو الهجمات الخارجية دورًا مهمًا.
يُستخدم التتبع لتقييم جودة إدارة المعرفة ومدى تحقيق أهدافها. ومن الناحية المثالية، يتم دمج هذه النتائج (الجديدة) في وحدة أهداف المعرفة.
الفرق بين إدارة المعرفة وإدارة المعلومات
يمكن التمييز بين شكلين من أشكال المعرفة: المعرفة الضمنية والمعرفة الصريحة.
لا يمكن تحويل المعرفة الضمنية إلى شكل قابل للتدوين، لأنها تتعذر وصفها لغويًّا ولا توجد إلا في شكل مهارات وخبرات في أذهان الموظفين، ولذلك يصعب استيعابها — على الرغم من أنها تشكل الغالبية العظمى من المعرفة المؤسسية. أما المعرفة الصريحة، فيمكن وصفها وتسجيلها بسهولة في شكل تعليمات عمل مكتوبة أو تقارير أو رسومات.
المعرفة الضمنية مقابل المعرفة الصريحة
وبناءً على ذلك، فإن أهداف إدارة المعرفة العملية تتجاوز بوضوح مجرد توفير المعلومات، حيث يُتوقع من الموظفين أن يطوروا صفاتهم ومهاراتهم أثناء التعلم ليتمكنوا من استخدامها بطريقة تضيف قيمة.
يمكن التمييز بين شكلين من أشكال المعرفة: المعرفة الضمنية والمعرفة الصريحة.
لا يمكن تحويل المعرفة الضمنية إلى شكل قابل للتدوين، لأنها تتعذر وصفها لغويًّا ولا توجد إلا في شكل مهارات وخبرات في أذهان الموظفين، ولذلك يصعب استيعابها — على الرغم من أنها تشكل الغالبية العظمى من المعرفة المؤسسية. أما المعرفة الصريحة، فيمكن وصفها وتسجيلها بسهولة في شكل تعليمات عمل مكتوبة أو تقارير أو رسومات.
مثال بسيط: يمكن توضيح عملية نفخ إطار الدراجة في الوثائق أو التعليمات، لكن لا توجد وثائق لتعلم كيفية ركوب الدراجة، حيث إن هذه المعرفة لا تُكتسب إلا من خلال التجربة الشخصية.
وبالتالي، فإن مهمة الإدارة الناجحة للمعرفة تتمثل في تحويل المعرفة الضمنية إلى معرفة صريحة ومتاحة.
استراتيجيات إدارة المعرفة
وعلى غرار هذين الطرفين المتناقضين، يمكن التمييز بين استراتيجيتين أساسيتين في إدارة المعرفة:
نقل المعرفة بين الإدارات والمواقع
بالإضافة إلى إطلاق منصة معرفية مركزية، تواجه الشركات النامية مهمة تنسيق العدد المتزايد من الموظفين والأقسام والمواقع. وفي حالة عدم وجود نظام مركزي لإدارة المعرفة يُشكل أساسًا لجميع المشاركين، فإن هناك خطرًا من أن تقوم الشركة بتطوير عملياتها وإجراءاتها الخاصة. وقد يؤدي ذلك إلى سوء فهم ومشاكل كبيرة، على سبيل المثال من خلال تخفيف العمليات المتوافقة مع المعايير أو، في أسوأ الأحوال، نسيانها عن غير قصد، مما يعرض سير العمل للخطر. لذلك، فإن إدارة المعرفة الموحدة أمر لا غنى عنه حتى يتمكن جميع أصحاب المصلحة من الوصول إليها ومقارنة عملياتهم الخاصة بمعايير الشركة، بحيث يتم ضمان كل من الاستقلالية والامتثال للعمليات المهمة في جميع أنحاء الشركة في الوقت نفسه. وأخيرًا، يمكن لجميع الموظفين والأقسام والمواقع مشاركة معارفهم، والتعلم من بعضهم البعض، والمساهمة في نجاح الشركة.
زيادة التدريب
ما هي فوائد إدارة المعرفة؟
من خلال الإدارة الناجحة للمعرفة، يمكنك الاستفادة من مجموعة واسعة من المزايا:
تعزيز المعرفة الجماعية
تضمن الإدارة الجيدة للمعرفة تحديد المعرفة الفردية وتوثيقها وتوزيعها — ففي النهاية، هناك الكثير من المعرفة المتخصصة الكامنة لدى موظفيك والتي يمكن أن تعود بفائدة كبيرة على شركتك لو كانت متاحة للجميع.
نقل المعرفة بين الإدارات والمواقع
زيادة الكفاءة
سواء تعلق الأمر بمسائل متعلقة بالعمل بشكل خاص، مثل إجراءات الشركة أو استفسارات حول المنتجات أو حتى كيفية تشغيل جهاز الكمبيوتر الجديد — يقضي الموظفون باستمرار وقتًا طويلاً في عمليات بحث تستغرق وقتًا طويلاً للحصول على المعلومات، سواء في مستنداتهم الخاصة أو من زملائهم أو عبر الإنترنت. ونتيجة لذلك، تنخفض الكفاءة. لا تقلل إدارة المعرفة المنظمة من الوقت والجهد المبذولين في البحث فحسب، بل تمنع أيضًا مخاطر المعلومات غير الصحيحة من خلال تمكين الموظفين من العثور على جميع الإجابات التي يحتاجونها بسرعة وبالشكل المناسب من خلال بحث بسيط في منصة المعرفة المؤسسية. والأهم من ذلك كله، أن هذا يتجنب ازدواجية الجهود، حيث إن الإجابات بمجرد العثور عليها يتم توثيقها في مكان واحد ليراها الجميع، بدلاً من أن يضطر موظفون مختلفون إلى البحث عن حلول محددة بشكل متوازٍ. وهذا يضمن أمانًا أكبر ويوم عمل أكثر كفاءة.
زيادة التدريب
إذا تم تنظيم المعرفة بشكل مركزي وعرضها بطريقة جذابة، فسيشعر موظفوك بالرغبة في التعرف على مجالات معرفية جديدة بمبادرتهم الخاصة. وبهذه الطريقة، يطورون مهاراتهم، وتكتسب شركتك إمكانية الوصول إلى كفاءات جديدة، مما يمنحك ميزة تنافسية.
الحفاظ على الأمن رغم تغييرات الموظفين
بدون إدارة فعالة للمعرفة، يصبح الموظفون الجدد معتمدين كليًّا على زملائهم، وهو ما يضع عادةً ضغطًا كبيرًا عليهم. وفي هذا السياق، يتبين أن عملية التعرف على العمل تكون صعبة بشكل خاص إذا لم يتم شغل الوظيفة الجديدة في وقت مبكر، واضطر الموظف الجديد إلى اكتساب كل المعرفة المطلوبة بشكل مستقل، وبالتالي بجهد كبير. وتقدم إدارة المعرفة قيمة مضافة هائلة في هذا الصدد، حيث يمكن للموظفين الجدد الوصول إلى قاعدة بيانات مركزية، وعلى سبيل المثال، الاطلاع على جميع المعلومات المهمة من خلال بحث موجه أو تلقي التدريب عن طريق مقاطع فيديو توضيحية. ولم يعد الزملاء مضطرين إلى شرح جميع الأساسيات، بل يمكنهم الإشارة إلى المحتوى ذي الصلة، وبالتالي توفير الموارد. وبالتالي، يتم الاحتفاظ بالمعرفة للخلفاء، وتزداد جودة وسرعة عملية الإلحاق بالعمل. وفي الوقت نفسه، يتضاءل الشعور بعدم اليقين بعد الانتهاء من عملية الإلحاق، مما يؤدي إلى تعزيز تمكين الموظفين.
إدارة المعرفة باستخدام Datango
تنظيم المعرفة بغض النظر عن الموقع
تتمثل إحدى المزايا الحاسمة في أن المعلومات الضرورية تصبح متاحة للموظفين بسرعة أكبر، ويمكن الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان بفضل إدارة المعرفة الرقمية. ويثبت ذلك فائدته بشكل خاص للشركات التي تمتلك مواقع مختلفة أو تتيح العمل من المنزل. وسواءً كانوا مديرين مخضرمين أو موظفين جدد، وسواءً كانوا في المكتب أو يعملون من المنزل — يتم منح جميع الموظفين وصولاً آمناً إلى المعرفة الخاصة بالشركة، بغض النظر عن مكان وجودهم. وكل ذلك دون الحاجة إلى البحث عن المعلومات بطريقة مرهقة.
زيادة الكفاءة
يقدم لك برنامج «datango creator» حلاً مثالياً للتأليف والتوثيق، يتيح لك إنشاء محتوى تعليمي إلكتروني مخصص في ثوانٍ وبسهولة، وتكييفه وفقاً لمتطلبات مختلفة. وهذا يعني أنه يمكنك الاعتماد على وثائق احترافية تعمل على تدريب موظفيك بشكل موثوق وفعال. يتوافق برنامج "datango creator" مع التطبيقات العالمية (MS Office) وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) (مثل SAP وOracle)، والتطبيقات الخاصة بقطاعات معينة (مثل أنظمة معلومات المستشفيات مثل ORBIT أو برامج البناء والمواقع مثل RIB و123erfasst)، بالإضافة إلى التطبيقات المطورة داخليًّا.
إدارة المحتوى، والتعاون بين المؤلفين، والتنسيق بينهم
تسهيل عملية تأهيل الموظفين الجدد
إدارة المعرفة باستخدام Datango
هل ترغب في تخزين جميع معارف شركتك بطريقة موفرة للموارد وضمان التوزيع والتطوير الأمثل للمعرفة؟ استخدم أدوات إدارة المعرفة من datango واعتمد على إدارة المعرفة الرقمية في شركتك.
تقدم «داتانغو» ثلاث أدوات مختلفة:
يواجه الموظفون عددًا متزايدًا باستمرار من التطبيقات والشروط والعمليات التي تتغير باستمرار، حتى داخل القطاع نفسه. ومن المهم تنفيذ هذه التغييرات في الشركة بأسرع وقت ممكن — إلا أن هذا يمثل تحديًا كبيرًا في غياب إدارة المعرفة، حيث غالبًا ما يتطلب الأمر عقد عدد غير قليل من الجلسات التوضيحية والاجتماعات مع الموظفين لإطلاعهم على التغييرات. مع وجود مصدر مركزي للمعرفة، تقل حدوث مثل هذه المشاكل بشكل كبير، حيث يمكن «تحديث» المعرفة بسهولة داخل النظام وعرض العمليات بطريقة منظمة. والأهم من ذلك، أن الموظفين يظلون دائمًا على اطلاع بالتغييرات المفاجئة ولا يخاطرون بتنفيذ العملية بالطريقة القديمة. وبالتالي، فإنك كشركة لا تضمن اكتساب المعرفة فحسب، بل تطويرها أيضًا.
يقدم لك برنامج «datango creator» حلاً مثالياً للتأليف والتوثيق، يتيح لك إنشاء محتوى تعليمي إلكتروني مخصص في ثوانٍ وبسهولة، وتكييفه وفقاً لمتطلبات مختلفة. وهذا يعني أنه يمكنك الاعتماد على وثائق احترافية تعمل على تدريب موظفيك بشكل موثوق وفعال. يتوافق برنامج "datango creator" مع التطبيقات العالمية (MS Office) وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) (مثل SAP وOracle)، والتطبيقات الخاصة بقطاعات معينة (مثل أنظمة معلومات المستشفيات مثل ORBIT أو برامج البناء والمواقع مثل RIB و123erfasst)، بالإضافة إلى التطبيقات المطورة داخليًّا.
إدارة المحتوى، والتعاون بين المؤلفين، والتنسيق بينهم
أداة وبرامج إنشاء محتوى لتوثيق موثوق به
المساعدة المباشرة
يدعم برنامج «datango live!!» موظفيك بشكل مباشر خلال عمليات العمل ذات الصلة، كما يتعرف تلقائيًا على التطبيق المستخدم. التشغيل بديهي ويتيح دائمًا إمكانية التبديل بين العملية الفعلية ووضع العرض التوضيحي/التمرين/التدريب. بفضل المساعدة المباشرة التي تتكيف مع السياق، يمكنك ضمان فهم موظفيك للمواد التدريبية التي تنشئها واستخدامها فعليًّا، وذلك من خلال توفير المعرفة الفنية المطلوبة في «لحظة الحاجة» ودعم المستخدمين بشكل فردي وبالدرجة المطلوبة بالضبط في عملهم اليومي.
حسّن إدارة المعرفة لديك مع «داتانغو»!
أداة وبرامج إنشاء محتوى لتوثيق موثوق. يقدم لك برنامج «datango creator» حلاً مثالياً لإنشاء المحتوى والتوثيق، يتيح لك إنشاء محتوى تعليمي إلكتروني مخصص في ثوانٍ وبسهولة، وتكييفه وفقاً لمتطلبات مختلفة. وهذا يعني أنه يمكنك الاعتماد على توثيق احترافي يعمل على تدريب موظفيك بشكل موثوق وفعال. يتوافق برنامج "datango creator" مع التطبيقات العالمية (MS Office) وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) (مثل SAP وOracle)، والتطبيقات الخاصة بقطاعات معينة (مثل أنظمة معلومات المستشفيات مثل ORBIT أو برامج البناء والمواقع مثل RIB و123erfasst)، بالإضافة إلى التطويرات الداخلية. إلى صفحة المنتج إدارة المحتوى، والتعاون بين المؤلفين، وتنسيق عمل المؤلفين يُعد «datango collaborator» بيئة عمل متعددة المستخدمين وقائمة على قاعدة البيانات، تدعم كلاً من تطوير محتوى التعلم الخاص بك ودورة تقديمه. توفر هذه المنصة المركزية محتوى تعليمي رقمي، وتُعد بمثابة واجهة بين المؤلفين ومدربي التدريب ومديري المعرفة، حيث تنسق وتنظم تعاونهم. وهذا يحافظ على تحديث جميع محتويات التدريب ووضوحها وكفاءتها. يتضمن «Collaborator» «datango academy»، وهو المكون الأساسي لنظام إدارة التعلم (LMS) الخاص بنا، والذي يمكنك من خلاله إتاحة المحتوى للمتعلمين على أساس إلزامي، على سبيل المثال في شكل دورات تدريبية. تتيح لك مسارات التعلم المحددة مسبقًا التحكم في تجربة التعلم لموظفيك وفتح المحتوى المتقدم بعد إتمام الفصول السابقة. وبالاقتران مع «datango journeys»، يمكنك إنشاء رحلة متنوعة عبر عوالم التعلم الخاصة بك. ومن المكونات الأخرى لـ «المتعاون» أداة «datango analyzer»، وهي أداة إعداد التقارير الخاصة بنا لتحليل أداء الموظفين ونقاط ضعفهم. فمن ناحية، يوفر لك تقييمات مجهولة المصدر أو مرتبطة بالمتعلم للدورات التدريبية، ومن ناحية أخرى، يمكنك أيضًا التحقق من تقدم التعلم وسلوك التعلم. اجمع البيانات والنتائج (المجهولة المصدر) حول كفاءة التعلم وادمج النتائج في إدارة المعرفة لديك. إلى صفحة المنتج المساعدة المباشرة datango live! تدعم موظفيك مباشرةً في عمليات العمل ذات الصلة وتتعرف تلقائيًّا على التطبيق المستخدم. التشغيل بديهي ويتيح دائمًا إمكانية التبديل بين العملية الفعلية ووضع العرض التوضيحي/التمرين/التدريب. بفضل المساعدة المباشرة الحساسة للسياق التي نقدمها، تضمن أن المواد التدريبية التي تنشئها يتم فهمها واستخدامها فعليًّا من قِبل موظفيك، وذلك من خلال توفير المعرفة الفنية المطلوبة في «لحظة الحاجة» ودعم المستخدمين بشكل فردي وبالدرجة المطلوبة بالضبط في عملهم اليومي. إلى صفحة المنتج
اكتشف المزيد من المحتوى المثير للاهتمام من datango
اشتريت برامج، لكن الإنتاجية انخفضت؟ 10 علامات تدل على أن شركتك بحاجة إلى منصة للتبني الرقمي
لقد أمضيت أسابيع في اختيار أداة CRM أو ERP أو أداة إدارة الموارد البشرية المثالية. أما الميزانية فقد…
التعلم الموجه مقابل التدريب التقليدي: أيهما أكثر فعالية؟
يتقدم التحول الرقمي في الشركات بخطى لا يمكن إيقافها. البرامج الجديدة…
الاحتفاظ بالموظفين من خلال التعليم المستمر: لماذا تُعد ثقافة التعلم مفتاح النجاح
لم يعد النقص في العمال المهرة مجرد سيناريو مستقبلي، بل أصبح حقيقة واقعة…