El uso de la gestión del conocimiento en la empresa
La enorme cantidad de datos que hay en una empresa —ya sea en la mente de los empleados o en los ordenadores que se utilizan para trabajar— hace que sea necesario gestionar activamente el conocimiento.
Esto no solo mejora la competencia de los empleados, sino que también permite ahorrar recursos importantes y agilizar el servicio, lo que repercute positivamente en la satisfacción de los clientes de la empresa. En nuestro nuevo artículo del blog, podrás descubrir qué tipos de conocimientos existen, en qué consiste exactamente la gestión del conocimiento y qué ventajas ofrece.
Definición de gestión del conocimiento
Definición de gestión del conocimiento
Como consecuencia, muchas empresas han creado el puesto de director de sistemas de información, cuya función es garantizar que:
Se facilita a los empleados información importante
Los cursos de formación están diseñados para que los empleados puedan aprovechar al máximo los conocimientos impartidos
Como consecuencia, muchas empresas han creado el puesto de director de sistemas de información, cuya función es garantizar que:
- Se facilita a los empleados información importante
- Los cursos de formación están diseñados para que los empleados puedan aprovechar al máximo los conocimientos impartidos
- el procesamiento de la información se ajusta a la estrategia general de la empresa y se facilitan los procesos que aportan valor añadido
Los fundamentos de la gestión del conocimiento
La experiencia en materia de conocimientos constituye la base de la gestión del conocimiento. En este sentido, hay tres componentes importantes:
- Memoria organizativa: se refiere a la adquisición, el procesamiento y el uso efectivos del conocimiento.
- Conocimiento organizativo: se refiere al conjunto de conocimientos actuales de una organización, que suelen almacenarse en una base de datos de conocimientos.
- Aprendizaje organizativo: se refiere a la reproducción del conocimiento organizativo, por ejemplo, en forma de una wiki interna de la empresa.
Tareas de gestión del conocimiento
Probst, Raub y Romhardt definen ocho pilares fundamentales de la gestión del conocimiento:
Le dan a la gestión del conocimiento una orientación concreta: ¿qué se pretende conseguir exactamente, qué objetivos empresariales puede respaldar y en qué capacidades debe basarse?
El objetivo es aportar transparencia sobre el entorno de conocimiento interno y externo de una empresa. Esto se refiere a los datos, recursos y capacidades pertinentes.
Se pueden adquirir nuevos conocimientos tanto a nivel interno como externo, ya sea contratando a expertos o adquiriendo empresas especialmente innovadoras.
El desarrollo del conocimiento tiene por objeto garantizar que el conocimiento pueda prosperar dentro de la empresa. En este contexto, la formación continua se articula, por ejemplo, en torno a talleres, cursos de formación u ofertas de aprendizaje electrónico, y tiene como objetivo dotar a la propia organización de la empresa de una ventaja competitiva o de mercado.
La pregunta clave en este caso es: ¿Quién debe saber o ser capaz de hacer qué y en qué medida? El objetivo es lograr una transferencia de conocimientos entre departamentos.
El conocimiento siempre debe contribuir a optimizar la creación de valor propio; por lo tanto, ¿cómo puede el aprovechamiento del conocimiento aumentar la producción y reducir el consumo de recursos, por ejemplo?
El conocimiento debe conservarse (también para varias generaciones de empleados) y actualizarse cuando sea necesario. La protección contra la pérdida de datos o los ataques externos también desempeña un papel importante.
El seguimiento se utiliza para evaluar la calidad y el grado de consecución de los objetivos de la gestión del conocimiento. Lo ideal es que estos (nuevos) hallazgos se incorporen al módulo de objetivos de conocimiento.
La diferencia entre la gestión del conocimiento y la gestión de la información
Se puede distinguir entre dos tipos de conocimiento: el conocimiento implícito y el conocimiento explícito.
El conocimiento implícito no puede plasmarse en una forma codificable, ya que escapa a la descripción lingüística y existe únicamente como habilidades y experiencia en la mente de los empleados, por lo que resulta difícil de captar, a pesar de que constituye la gran mayoría del conocimiento corporativo. El conocimiento explícito, por el contrario, puede describirse y registrarse fácilmente en forma de instrucciones de trabajo escritas, informes o planos.
Conocimiento implícito frente a conocimiento explícito
Por consiguiente, los objetivos de la gestión práctica del conocimiento van claramente más allá del mero suministro de información, ya que se espera que los empleados desarrollen cualidades y habilidades a medida que aprenden, con el fin de poder utilizarlas de manera que aporten valor añadido.
Se puede distinguir entre dos tipos de conocimiento: el conocimiento implícito y el conocimiento explícito.
El conocimiento implícito no puede plasmarse en una forma codificable, ya que escapa a la descripción lingüística y existe únicamente como habilidades y experiencia en la mente de los empleados, por lo que resulta difícil de captar, a pesar de que constituye la gran mayoría del conocimiento corporativo. El conocimiento explícito, por el contrario, puede describirse y registrarse fácilmente en forma de instrucciones de trabajo escritas, informes o planos.
Un ejemplo sencillo: el proceso de inflar una rueda de bicicleta se puede explicar en un manual o en unas instrucciones, pero no existe ningún manual para aprender a montar en bicicleta, ya que ese conocimiento solo se adquiere a través de la experiencia personal.
Por lo tanto, la clave de una gestión del conocimiento eficaz consiste en transformar el conocimiento tácito en conocimiento explícito y accesible.
Estrategias de gestión del conocimiento
De forma análoga a estos dos polos, se pueden distinguir dos estrategias fundamentales de gestión del conocimiento:
Intercambio de conocimientos entre departamentos y sedes
Además de la implantación de una plataforma central de conocimiento, las empresas en expansión se enfrentan al reto de coordinar el creciente número de empleados, departamentos y sedes. Si no se cuenta con un sistema central de gestión del conocimiento que sirva de base para todos los participantes, existe el riesgo de que la empresa desarrolle sus propios procesos y procedimientos. Esto puede dar lugar a importantes malentendidos y problemas, por ejemplo, al flexibilizar los procesos que cumplen con las normas o, en el peor de los casos, al olvidarlos inadvertidamente, poniendo así en peligro el flujo de trabajo. Por lo tanto, una gestión del conocimiento uniforme es indispensable para que todas las partes interesadas puedan acceder a ella y comparar sus propios procesos con el estándar de la empresa, de modo que se garanticen al mismo tiempo tanto la autonomía como el cumplimiento de los procesos importantes en toda la empresa. Finalmente, todos los empleados, departamentos y sedes pueden compartir sus conocimientos, aprender unos de otros y contribuir al éxito de la empresa.
Mayor formación
¿Cuáles son las ventajas de la gestión del conocimiento?
Gracias a una gestión eficaz del conocimiento, podrá disfrutar de numerosas ventajas:
Fomento del conocimiento colectivo
Una buena gestión del conocimiento garantiza que el conocimiento individual se identifique, se documente y se difunda; al fin y al cabo, tus empleados atesoran una gran cantidad de conocimientos especializados que podrían beneficiar considerablemente a tu empresa si estuvieran a disposición de todos.
Intercambio de conocimientos entre departamentos y sedes
Aumentar la eficiencia
Ya se trate de cuestiones específicas del trabajo, como los procedimientos de la empresa, dudas sobre productos o simplemente cómo manejar el nuevo ordenador, los empleados dedican constantemente mucho tiempo a buscar información, ya sea en sus propios documentos, preguntando a sus compañeros o en Internet. Como consecuencia, la eficiencia disminuye. La gestión estructurada del conocimiento no solo minimiza el tiempo y el esfuerzo dedicados a la búsqueda, sino que también evita el riesgo de información incorrecta al permitir que los empleados encuentren todas las respuestas que necesitan de forma rápida y adecuada mediante una simple búsqueda en la plataforma de conocimiento corporativa. Por encima de todo, esto evita la duplicación de esfuerzos, ya que, una vez encontradas las respuestas, estas se documentan en un mismo lugar a la vista de todos, en lugar de que diferentes empleados tengan que buscar soluciones específicas en paralelo. Esto garantiza una mayor seguridad y una jornada laboral más eficiente.
Mayor formación
Si los conocimientos se organizan de forma centralizada y se presentan de manera atractiva, tus empleados se sentirán animados a familiarizarse con nuevas áreas de conocimiento por iniciativa propia. De este modo, mejorarán su cualificación y tu empresa obtendrá acceso a nuevas competencias, lo que te proporcionará una ventaja competitiva.
Seguridad a pesar de los cambios en la plantilla
Sin una gestión eficaz del conocimiento, los nuevos empleados dependen por completo de sus compañeros, lo que suele suponer una gran carga para ellos. En este contexto, la adaptación resulta especialmente difícil si el nuevo puesto no se ha podido cubrir a tiempo y el nuevo trabajador tiene que adquirir todos los conocimientos necesarios por su cuenta y, por lo tanto, con gran esfuerzo. La gestión del conocimiento ofrece aquí un inmenso valor añadido, ya que los nuevos empleados pueden acceder a una base de datos central y, por ejemplo, consultar toda la información importante mediante una búsqueda específica o recibir formación a través de vídeos explicativos. Los compañeros ya no tienen que explicar todos los conceptos básicos, sino que pueden remitir al contenido relevante y, de este modo, ahorrar recursos. De este modo, el conocimiento se conserva para los sucesores y se incrementan tanto la calidad como la rapidez de la incorporación. Al mismo tiempo, la incertidumbre disminuye tras la incorporación, lo que conduce a una mayor capacitación de los empleados.
Gestión del conocimiento con datango
Organizar el conocimiento independientemente de la ubicación
Una ventaja decisiva es que, gracias a la gestión digital del conocimiento, los empleados disponen de la información necesaria con mayor rapidez y pueden acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto resulta especialmente útil para las empresas que cuentan con varias sedes o que ofrecen la posibilidad de trabajar desde casa. Ya sean directivos con amplia experiencia o nuevos empleados, desde la oficina o desde casa, todos los empleados disponen de un acceso seguro y sin restricciones geográficas al conocimiento específico de la empresa. Y todo ello sin tener que buscar la información de forma engorrosa.
Aumentar la eficiencia
Nuestro datango creator le ofrece una solución óptima de creación y documentación que le permite crear contenidos de e-learning personalizados en cuestión de segundos y con facilidad, y adaptarlos a diferentes necesidades. Esto significa que puede contar con documentación profesional que forme a sus empleados de manera fiable y eficaz. El creador es compatible con aplicaciones globales (MS Office) y sistemas ERP (SAP, Oracle), aplicaciones específicas del sector (sistemas de información hospitalaria como ORBIT o software para la construcción y obras como RIB y 123erfasst), así como con desarrollos internos.
Gestión de contenidos, colaboración entre autores y coordinación de autores
Facilitar la incorporación de los empleados
Gestión del conocimiento con datango
¿Desea almacenar todo el conocimiento de su empresa de una forma eficiente en cuanto a recursos y garantizar una difusión y un desarrollo óptimos del conocimiento? Utilice las herramientas de gestión del conocimiento de datango y apueste por la gestión digital del conocimiento en su empresa.
datango ofrece tres herramientas diferentes:
Los empleados se enfrentan a un número cada vez mayor de aplicaciones, condiciones y procesos que cambian constantemente, incluso dentro de un mismo sector. Es importante que estos se implementen en la empresa lo antes posible; sin embargo, esto supone un gran reto sin una gestión del conocimiento, ya que a menudo son necesarias numerosas sesiones informativas y reuniones con los empleados para comunicarles los cambios. Con una fuente de conocimiento centralizada, estos problemas se producen con mucha menos frecuencia, ya que el conocimiento se puede «actualizar» fácilmente dentro del sistema y los procesos se pueden presentar de forma ordenada. Es más, los empleados están siempre al tanto de los cambios espontáneos y no corren el riesgo de aplicar el proceso de forma obsoleta. De este modo, como empresa, se garantiza no solo la adquisición de conocimientos, sino también su desarrollo.
Nuestro datango creator le ofrece una solución óptima de creación y documentación que le permite crear contenidos de e-learning personalizados en cuestión de segundos y con facilidad, y adaptarlos a diferentes necesidades. Esto significa que puede contar con documentación profesional que forme a sus empleados de manera fiable y eficaz. El creador es compatible con aplicaciones globales (MS Office) y sistemas ERP (SAP, Oracle), aplicaciones específicas del sector (sistemas de información hospitalaria como ORBIT o software para la construcción y obras como RIB y 123erfasst), así como con desarrollos internos.
Gestión de contenidos, colaboración entre autores y coordinación de autores
Herramientas y software de creación de contenidos para una documentación fiable
Ayuda en directo
datango live!! ayuda a sus empleados directamente en los procesos de trabajo correspondientes y reconoce automáticamente la aplicación que se está utilizando. El manejo es intuitivo y siempre ofrece la posibilidad de cambiar entre el proceso real y el modo de demostración, ejercicio o formación. Con nuestra ayuda en vivo contextualizada, se asegura de que los materiales de formación que crea sean realmente comprendidos y utilizados por sus empleados, proporcionando los conocimientos necesarios en el «momento de necesidad» y apoyando a los usuarios de forma individualizada y con la intensidad deseada en su trabajo diario.
¡Mejora tu gestión del conocimiento con datango!
Herramienta de creación y software para una documentación fiable: nuestro datango creator le ofrece una solución óptima de creación y documentación que le permite crear contenidos de e-learning personalizados en cuestión de segundos y con facilidad, y adaptarlos a diferentes necesidades. Esto significa que podrá contar con una documentación profesional que forme a sus empleados de manera fiable y eficaz. Creator es compatible con aplicaciones globales (MS Office) y sistemas ERP (SAP, Oracle), aplicaciones específicas del sector (sistemas de información hospitalaria como ORBIT o software de construcción y obra como RIB y 123erfasst), así como con desarrollos internos. Ir a la página del producto Gestión de contenidos, colaboración entre autores y coordinación de autores El datango collaborator es un entorno de trabajo multiusuario basado en una base de datos que da soporte tanto al desarrollo de sus contenidos de aprendizaje como a su ciclo de distribución. Esta plataforma central proporciona contenidos de aprendizaje digitales y sirve de interfaz entre autores, formadores y gestores del conocimiento, coordinando y organizando su colaboración. Esto mantiene todos los contenidos de formación actualizados, claros y eficientes. El Collaborator incluye datango academy, nuestro componente básico de sistema de gestión del aprendizaje, con el que pone el contenido a disposición de los alumnos de forma obligatoria, por ejemplo, en forma de cursos. Las rutas de aprendizaje predefinidas le permiten controlar la experiencia de aprendizaje de sus empleados y desbloquear contenido avanzado tras completar los capítulos anteriores. En combinación con datango journeys, crea un recorrido variado a través de sus mundos de aprendizaje. Otro componente de Collaborator es datango analyzer, nuestra herramienta de informes para el análisis del rendimiento y los puntos débiles de los empleados. Por un lado, le proporciona evaluaciones anónimas o relacionadas con el alumno de los cursos, pero, por otro lado, también puede comprobar el progreso y el comportamiento de aprendizaje. Recopile datos (anonimizados) y resultados sobre la eficiencia del aprendizaje e incorpore los hallazgos a su gestión del conocimiento. Ir a la página del producto. ¡Ayuda en vivo! datango live! apoya a sus empleados directamente en los respectivos procesos de trabajo y reconoce automáticamente la aplicación utilizada. El funcionamiento es intuitivo y siempre ofrece la posibilidad de cambiar entre el proceso real y el modo de demostración, ejercicio o formación. Con nuestra ayuda en vivo sensible al contexto, se asegura de que los materiales de formación que crea sean realmente comprendidos y utilizados por sus empleados, proporcionando los conocimientos necesarios en el «momento de necesidad» y apoyando a los usuarios de forma individual y con la intensidad deseada en su trabajo diario. Ir a la página del producto
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