¿Cuál es la realidad? El estado de ánimo dentro del equipo oscila entre la frustración y una negativa colectiva a adaptarse al nuevo sistema.
No se trata de un caso aislado, sino más bien de un ejemplo clásico de una adopción deficiente del software. Cuando se adquiere tecnología pero los empleados no la utilizan correctamente, se produce una brecha entre la inversión y el retorno de la inversión. ¿La solución? Unaplataforma de adopción digital (DAP)como datango, que guía a los usuarios directamentedesdela propia aplicación.
¿Cómo sabes si tu empresa está preparada para un DAP?Aquí tienes 10 señales inequívocas:
El departamento de informática se ve desbordado por una avalancha de incidencias
Tu equipo de soporte informático no se ve desbordado por fallos complejos del sistema, sino por preguntas triviales de los usuarios. Preguntas como «¿Cómo solicito unas vacaciones?» o «¿Dónde está el botón de exportar?» acaparan valiosos recursos informáticos. Cuando el soporte se convierte en un ciclo interminable de preguntas habituales, es señal de que la herramienta carece de ayuda integrada.
Acostumbrarse a las nuevas herramientas es como correr una maratón
Meses de formación, voluminosos manuales en PDF e innumerables vídeos: cuando el tiempo que se tarda en alcanzar la competencia (tiempo hasta la competencia) con nuevas herramientas o nuevos empleados alcanza proporciones épicas, es que algo va mal. En el mundo actual, la incorporación al software debe ser ágil, intuitiva y «sobre la marcha».
Cementerios digitales: bajos índices de uso del software
Cada mes pagas costosas licencias de SaaS, pero basta con echar un vistazo a la consola de administración para darte cuenta de que solo una pequeña parte de tu plantilla inicia sesión con regularidad. Y, aun así, solo se utiliza el 10 % de las funciones. Cuando las funciones más caras se quedan sin usar y se llenan de polvo, eso es tirar el dinero por la ventana.
La «TI en la sombra» y las soluciones alternativas creativas (pero ineficaces)
Los empleados recurren a soluciones creativas cuando los sistemas son demasiado complicados. Prefieren guardar los datos de los clientes en una hoja de cálculo personal de Excel antes que introducirlos en el nuevo CRM. ¿El resultado? «TI en la sombra», riesgos de seguridad y una pérdida masiva de control sobre los datos de tu empresa.
«Así es como lo hemos hecho siempre» – Mucha frustración
Aumenta la tasa de errores en la introducción de datos, los flujos de trabajo se paralizan y la frustración se extiende por todos los departamentos. Cuando los empleados perciben el nuevo software como una carga en lugar de como una ayuda, rara vez es culpa del software, sino más bien de la falta de apoyo durante el proceso de aprendizaje.
El conocimiento está ligado a personas concretas (silos de conocimiento)
Cuando «Sabine», una usuaria clave del departamento de Control de Gestión, está de vacaciones, todo el proceso de cierre de fin de mes se paraliza, ya que ella es la única que sabe introducir los datos en el sistema sin cometer errores. Una plataforma DAP democratiza este conocimiento y lo pone a disposición de todos exactamente cuando lo necesitan.
Fatiga por los cambios: las actualizaciones constantes están desbordando al equipo
El software moderno en la nube está en constante evolución. Apenas el equipo se ha acostumbrado a una interfaz, cuando la siguiente actualización desbarata la navegación por los menús. Sin una plataforma que explique las nuevas funciones directamente dentro del sistema en funcionamiento, esta «fatiga por los cambios» genera rápidamente resistencia.
Los costosos programas de formación no sirven para nada
¿Has oído hablar del «efecto del olvido»? Dos semanas después de un seminario de software de jornada completa, los participantes suelen haber olvidado el 80 % de lo que aprendieron, simplemente porque no tuvieron que aplicarlo de inmediato en su trabajo diario. El aprendizaje debe estar adaptado al contexto y tener lugar cuando surja la necesidad.
Caos en los datos y falta de cumplimiento normativo
Campos obligatorios rellenados incorrectamente, entradas erróneas o incumplimiento de las directrices de cumplimiento a la hora de introducir datos: cuando la calidad de los datos en tus sistemas se deteriora, suele deberse a la falta de conocimiento de los usuarios. En este contexto, un DAP actúa como un asistente digital de mantenimiento de carril.
El retorno de la inversión de tus proyectos de transformación digital sigue siendo un mito
Sobre el papel, el análisis de viabilidad parecía fantástico. Sin embargo, el aumento de la eficiencia o el ahorro de costes que se esperaba no se ha materializado, ya que los procesos digitales son tan poco ágiles como lo eran antes los analógicos.
Conclusión: Evaluación del grado de madurez e identificación de las medidas necesarias
¿Tu empresa encaja en al menos tres de estas descripciones? Si es así, es hora de analizar con ojo crítico la madurez digital de tu organización.
La cruda realidad es la siguiente:el éxito de la digitalización no se mide por el número de licencias adquiridas, sino por el grado en que tus empleados adoptan realmente la tecnología.
Si ignoras las señales mencionadas anteriormente, corres el riesgo no solo de cometer graves errores de inversión, sino también de acabar con equipos insatisfechos y procesos ineficaces.
Lo que tienes que hacer:Deja de basarte en ilusiones a la hora de implementar software. Con una plataforma de adopción digital comodatango, puedes guiar a tus empleados directamente a través de cada aplicación mediante guías interactivas, ayuda integrada en la aplicación y itinerarios de aprendizaje automatizados. Reducirás los costes de asistencia técnica, acortarás drásticamente el tiempo de incorporación y, por fin, obtendrás el retorno de la inversión en TI que te mereces.
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