Creación de manuales de usuario: las ventajas
Documentar los procesos empresariales no tiene por qué implicar anotar cada paso a mano y perder horas de tu valioso tiempo manteniendo todo al día. datango se encarga de esta tarea por ti y crea una guía paso a paso mientras tú ejecutas el proceso deseado con total normalidad. De este modo, no solo obtienes una documentación del proceso completa y comprensible, sino también un manual de usuario listo para usar.
En nuestro artículo del blog, explicamos qué significa esto exactamente y cómo pueden sacar partido de los manuales de usuario, que suelen subestimarse.
Documentación de software eficaz con datango
Con nuestro datango Creator, puedes grabar cualquier aplicación de software y crear automáticamente instrucciones detalladas paso a paso para cualquier número de usuarios finales, que realmente se entiendan:
El creador lleva a cabo el proceso que se va a documentar en el ordenador y datango registra automáticamente cada clic en segundo plano, lo que permite al usuario concentrarse en la tarea sin interrupciones y sin tener que repetir la grabación. A continuación, todos los pasos se resumen en un documento con capturas de pantalla, breves textos explicativos y marcas importantes, y se traducen a más de 40 idiomas con solo pulsar un botón. Si es necesario, las instrucciones creadas se pueden editar fácilmente posteriormente y exportar en diversos formatos, independientemente de si utiliza SAP, MS Office o sus propios desarrollos.
Gracias a nuestro proceso de documentación estandarizado, ya no tendrás que volver a documentar nada manualmente y podrás reducir hasta en un 80 % el tiempo dedicado a crear documentación, tiempo y energía que podrás aprovechar en otras tareas.
Por encima de todo, aumentas las posibilidades de que la implantación del software sea un éxito; al fin y al cabo, la inversión en nuevos sistemas de software solo vale la pena si los empleados son capaces de entenderlos y utilizarlos.
Desde la documentación del software hasta el manual de usuario
Siempre recomendamos activamente a nuestros clientes de consultoría estratégica que elaboren este manual y, de este modo, aprovechen eficazmente todos los recursos de la empresa. Precisamente porque los programas de gestión empresarial, como SAP, y los desarrollos internos no suelen estar muy personalizados, es importante que cada empresa elabore su propio manual para organizar con éxito tanto sus procesos internos como externos.
Pero, ¿por qué dedicar semanas a crear laboriosamente manuales de usuario con herramientas de captura de pantalla e instrucciones escritas a mano en Word o PowerPoint, cuando puedes obtenerlos automáticamente con datango? datango Creator no solo es la herramienta ideal para crear documentación, sino también el punto de partida para un manual de usuario exitoso, ya que combina la documentación de todos los procesos relevantes para la empresa.
¿Lo mejor de todo? Se crea tras una sola grabación y, por lo tanto, es un producto adicional inmediato que, por desgracia, se olvida con demasiada frecuencia.
Los manuales de usuario son un elemento importante de la gestión del conocimiento y se utilizan específicamente para que todos los empleados puedan acceder al conocimiento, a los procesos y a la cultura corporativa, y hacer uso de ellos. Una gestión coherente del conocimiento no solo preserva el conocimiento, sino que también lo pone a disposición de toda la empresa.
Los distintos ámbitos de aplicación de un manual de usuario
No dejes que el manual de instrucciones acabe en la basura, sino aprovecha sus múltiples usos:
Un manual de usuario puede utilizarse fácilmente como medio de aprendizaje adicional y, por lo tanto, constituye un complemento del aprendizaje electrónico, aunque sea uno que rara vez se utilice. Especialmente teniendo en cuenta los diferentes estilos de aprendizaje, esto beneficia a todos aquellos alumnos que prefieren observar procesos completos en lugar de participar en un curso de formación en el que, por ejemplo, se recurre cada vez más al uso de textos. En particular, el tipo de aprendizaje visual-óptico tiene la posibilidad de seguir la documentación del proceso grabada de forma independiente y tranquila, y de memorizar los contenidos necesarios mediante la visualización de una representación concreta del material didáctico. El manual de usuario puede utilizarse repetidamente para el aprendizaje, independientemente de la ubicación.
Si surgen problemas durante el uso del software, el manual de usuario —además de nuestra ayuda en directo específica para cada aplicación— constituye una obra de referencia ideal que ofrece ventajas particulares para procesos poco habituales. En lugar de tener que buscar durante mucho tiempo información específica, los usuarios obtienen información clara y, por lo tanto, los conocimientos necesarios. Con la ayuda de un índice conciso, los usuarios pueden encontrar rápidamente la respuesta adecuada a su pregunta, lo que les permite retomar su trabajo diario lo antes posible.
Esto significa que los usuarios, incluso en el caso de procesos con los que no estén tan familiarizados, se ahorran tanto largas búsquedas como el riesgo de obtener información errónea, ya que todos los pasos necesarios se han registrado íntegramente en la documentación y pueden consultarse en el momento en que sea necesario.
Un manual de usuario no solo resulta útil para procesos poco habituales, sino también para aquellos que requieren «información detallada» concreta. Además de los usuarios habituales y los principiantes, los especialistas también pueden obtener una visión general y, al mismo tiempo, buscar temas específicos, aprovechando que los conocimientos se presentan de forma concisa, moderna y digital. De este modo, los usuarios pueden orientarse de forma rápida y fiable incluso cuando se enfrentan a cuestiones complejas y detalladas.
El volumen de datos en las empresas es cada vez más complejo, y estos datos no solo constituyen la base de todas las decisiones empresariales, sino que también son fundamentales para el cumplimiento de auditorías importantes, como la auditoría financiera. Un manual de usuario ofrece a los auditores que se ocupan de cuestiones contables y financieras delicadas una herramienta práctica para mantener una visión general y garantizar una recuperación de la información sin errores, lo que a su vez permite un análisis eficiente. En una documentación de procesos adecuada, es posible, por ejemplo, comprobar sin mucho esfuerzo qué autorizaciones tienen los distintos roles de usuario, lo que facilita el trabajo diario de los auditores. Al mismo tiempo, esto también garantiza un trabajo concienzudo.
En el ámbito de la gestión de procesos o la gestión de procesos empresariales (BPM), un manual de usuario constituye también una herramienta útil y complementaria que permite representar los procesos importantes de la empresa. En este contexto, un manual de usuario específico ofrece la posibilidad de visualizar con éxito las interrelaciones de los procesos de principio a fin y, de este modo, contribuye a la comprensión de la estructura al proporcionar una visión detallada y clara de los procesos corporativos en su conjunto. En última instancia, esto permite utilizarlo para la mejora continua de los procesos empresariales.
El uso de manuales de usuario en su empresa
La estructura concreta de un manual de usuario depende de ti, ya que no existe una regla de oro. La estructura depende en gran medida de la empresa, sus divisiones, los procesos específicos y también de las distintas áreas temáticas.
Tampoco existe una ubicación de almacenamiento general, ya que pueden almacenarse o recuperarse de forma individual dentro del sistema de gestión de la calidad o del sistema de gestión del conocimiento. Por lo tanto, dependiendo de la empresa y de la estrategia, hay diferentes ubicaciones que resultan adecuadas, ya sea en el sistema de aprendizaje electrónico, en SharePoint o en el archivo.
¡Estaremos encantados de asesorarle al respecto!
Todas las ventajas de un vistazo
- Producto adicional gratuito creado automáticamente
- Documentación rápida y estandarizada
- Base de datos central
- Máxima estructura y claridad
- La documentación técnica es fácil de actualizar
- Disponible en cualquier momento y desde cualquier lugar
- Una incorporación eficaz y sencilla
- Una experiencia de usuario positiva para los empleados (externos)
Crea manuales de usuario con datango
Los manuales de usuario te permiten ahorrar tiempo y dinero, ya que todo se genera automáticamente, y además resultan de gran utilidad en la gestión de procesos.
Además de los auditores externos, facilitan considerablemente el trabajo diario de tus empleados y contribuyen a mejorar su capacitación.
Si tiene alguna otra pregunta sobre los procesos básicos relacionados con los manuales de usuario, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Estaremos encantados de asesorarle detalladamente sobre las opciones que tiene a su disposición.
¡No dudes en utilizar nuestro formulario de contacto o simplemente llámanos!
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