Criação de manuais do usuário — as vantagens

Documentar processos de negócios não precisa significar anotar cada etapa manualmente e perder horas do seu valioso tempo mantendo tudo atualizado. O datango cuida dessa tarefa para você e cria um guia passo a passo enquanto você executa o processo desejado normalmente. Dessa forma, você não só obtém uma documentação de processo abrangente e compreensível, mas também, ao mesmo tempo, um manual do usuário pronto para uso.

Em nosso artigo do blog, revelamos o que exatamente isso significa e como os usuários podem se beneficiar dos manuais de instruções, que costumam ser subestimados.

Documentação de software bem-sucedida com a datango

Com o nosso datango Creator, você pode gravar qualquer aplicativo de software e criar automaticamente instruções passo a passo completas para qualquer número de usuários finais, que sejam realmente compreensíveis:

O criador executa o processo a ser documentado no PC, e o datango registra automaticamente cada clique em segundo plano, permitindo que o usuário se concentre na tarefa sem interrupções e sem precisar repetir a gravação. Todas as etapas são então resumidas em um documento com capturas de tela, textos explicativos curtos e marcações importantes, e traduzidas para mais de 40 idiomas com o toque de um botão. Se necessário, as instruções criadas podem ser facilmente editadas posteriormente e exportadas em vários formatos – independentemente de você usar o SAP, o MS Office ou seus próprios desenvolvimentos.

Com nosso processo padronizado de documentação, você nunca mais precisará documentar manualmente e poderá economizar até 80% do tempo gasto na criação de documentação — tempo e energia que você poderá aproveitar em outras atividades.

Acima de tudo, você aumenta as chances de sucesso na implantação do software — afinal, o investimento em novos sistemas de software só vale a pena se os funcionários conseguirem compreendê-los e utilizá-los.

Da documentação do software ao manual do usuário

Sempre aconselhamos ativamente nossos clientes na área de consultoria estratégica a fazer o mesmo e, assim, utilizar de forma eficaz todos os recursos da empresa. Justamente porque softwares empresariais, como o SAP, e desenvolvimentos internos não são altamente personalizados, é importante que cada empresa elabore seu próprio manual para organizar com sucesso seus processos internos e externos.

Mas por que passar semanas trabalhando arduamente na criação de manuais do usuário usando ferramentas de captura de tela e instruções escritas à mão no Word ou no PowerPoint, quando você pode obtê-los automaticamente com o datango? O datango Creator não é apenas a ferramenta ideal para criar documentação, mas também o ponto de partida para um manual do usuário bem-sucedido, pois reúne a documentação de todos os processos relevantes para a empresa.

O melhor de tudo? Ele é criado a partir de uma única gravação e, portanto, é um produto adicional imediato que, infelizmente, é esquecido com muita frequência.

Os manuais do usuário são um elemento importante da gestão do conhecimento e são utilizados especificamente para tornar o conhecimento, os processos e a cultura corporativa acessíveis e úteis para todos os funcionários. Uma gestão do conhecimento consistente não apenas preserva o conhecimento, mas também o disponibiliza para toda a empresa.

As diferentes áreas de aplicação de um manual do usuário

Não deixe que o manual do usuário se torne um resíduo inútil; aproveite, ao contrário, suas inúmeras possibilidades de aplicação:

1. complemento ao e-learning

Um manual do usuário pode ser facilmente utilizado como um meio de aprendizagem adicional e, portanto, representa um complemento ao e-learning, embora seja raramente utilizado. Especialmente tendo em vista os diferentes estilos de aprendizagem, todos os alunos se beneficiam com isso, principalmente aqueles que preferem observar processos completos em vez de participar de um curso de treinamento onde, por exemplo, os textos são cada vez mais utilizados. Especialmente o tipo de aprendizagem visual tem a possibilidade de acompanhar a documentação do processo gravada de forma independente e tranquila e de memorizar os conteúdos necessários por meio da visualização de uma representação concreta do material didático. O manual do usuário pode ser utilizado repetidamente para aprendizagem, independentemente do local.

2. livro de referência

Caso surjam problemas durante o uso do software, o manual do usuário — além do nosso suporte ao vivo específico para cada aplicativo — também é uma obra de referência ideal, que oferece vantagens particulares para processos pouco comuns. Em vez de terem que procurar por muito tempo informações específicas, os usuários recebem informações claras e, assim, o conhecimento necessário. Com a ajuda de um índice conciso, os usuários podem encontrar rapidamente a resposta certa para suas dúvidas, o que lhes permite retomar seu trabalho diário o mais rápido possível.

Isso significa que os usuários, mesmo quando se deparam com processos com os quais não estão tão familiarizados, evitam tanto pesquisas demoradas quanto o risco de obter informações incorretas, já que todas as etapas necessárias foram totalmente registradas na documentação e podem ser consultadas sempre que necessário.

3. fonte complementar para especialistas

Um manual do usuário não só auxilia em processos pouco comuns, mas também naqueles que exigem “informações detalhadas” concretas. Além dos usuários comuns e dos aprendizes, os especialistas também podem obter uma visão geral e, ao mesmo tempo, pesquisar especificamente por tópicos individuais, aproveitando o fato de que o conhecimento é apresentado de forma compacta, moderna e digital. Dessa forma, os usuários conseguem se orientar de maneira rápida e confiável, mesmo quando se trata de questões complexas e detalhadas.

4. ferramenta de auditoria

A quantidade de dados nas empresas está se tornando cada vez mais complexa, e esses dados não são apenas a base para todas as decisões empresariais, mas também para o cumprimento de auditorias importantes, como a auditoria. Um manual do usuário oferece aos auditores que lidam com questões contábeis e financeiras delicadas uma ferramenta prática para manter uma visão geral e garantir a recuperação de informações sem erros, o que, por sua vez, possibilita uma análise eficiente. Com uma documentação adequada dos processos, é possível, por exemplo, verificar sem muito esforço quais autorizações as diversas funções de usuário possuem, facilitando assim o trabalho diário dos auditores. Ao mesmo tempo, isso também garante um trabalho meticuloso.

5. adição ao BPM

No âmbito da gestão de processos ou da gestão de processos de negócios (BPM), um manual do usuário também é uma ferramenta útil e complementar por meio da qual os processos importantes da empresa são mapeados. Nesse contexto, um manual do usuário específico oferece a possibilidade de tornar visíveis, com sucesso, as inter-relações dos processos de ponta a ponta e, assim, contribuir para a compreensão da estrutura, proporcionando uma visão aprofundada e clara dos processos corporativos como um todo. Em última análise, isso permite que ele seja utilizado para a melhoria contínua dos processos de negócios.

O uso de manuais do usuário na sua empresa

A estrutura específica de um manual do usuário fica a seu critério, já que não existe uma regra infalível. A estrutura depende muito mais da empresa, das divisões da empresa, dos processos específicos e também das diferentes áreas temáticas.

Também não existe um local de armazenamento geral, já que eles podem ser armazenados ou recuperados individualmente no sistema de gestão da qualidade ou de gestão do conhecimento. Dependendo da empresa e da estratégia, há, portanto, diferentes locais que fazem sentido — seja no sistema de e-learning, no SharePoint ou no arquivo.

Teremos o maior prazer em orientá-lo sobre isso!

Todas as vantagens em resumo

Produto adicional gratuito criado automaticamente
Documentação rápida e padronizada
Recurso central de conhecimento
Máxima organização e clareza

A documentação técnica é fácil de atualizar
Disponível a qualquer momento e de qualquer lugar
Integração eficiente e simplificada
Experiência positiva do usuário para funcionários (externos)

Crie manuais de aplicativos com o Datango

Os manuais do usuário economizam tempo e dinheiro, já que tudo é gerado automaticamente, além de se mostrarem extremamente úteis na gestão de processos.

Além dos auditores externos, eles facilitam muito o trabalho diário dos seus funcionários e contribuem para o aumento da capacitação dos funcionários.

Caso tenha mais alguma dúvida sobre os processos básicos relacionados aos manuais do usuário, não hesite em entrar em contato conosco. Teremos o maior prazer em lhe oferecer orientação completa sobre as opções disponíveis.

Fique à vontade para usar nosso formulário de contato ou simplesmente ligar para a gente!

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