Création de manuels d'utilisation : les avantages
La documentation des processus métier ne doit pas nécessairement impliquer de noter chaque étape à la main et de perdre des heures de votre temps précieux à tout mettre à jour. datango se charge de cette tâche à votre place et crée un guide étape par étape pendant que vous exécutez le processus souhaité de manière normale. Ainsi, vous obtenez non seulement une documentation complète et claire du processus, mais aussi, par la même occasion, un manuel d'utilisation prêt à l'emploi.
Dans cet article de blog, nous expliquons ce que cela signifie exactement et comment ils peuvent tirer parti des modes d'emploi, souvent sous-estimés.
Une documentation logicielle réussie avec datango
Grâce à notre outil datango Creator, vous pouvez enregistrer n'importe quelle application logicielle et créer automatiquement des instructions détaillées, étape par étape, destinées à un nombre illimité d'utilisateurs finaux, et qui sont réellement compréhensibles :
Le créateur effectue la procédure à documenter sur son PC et datango enregistre automatiquement chaque clic en arrière-plan, ce qui permet à l'utilisateur de se concentrer sur sa tâche sans interruption et sans avoir à répéter l'enregistrement. Toutes les étapes sont ensuite regroupées dans un document comprenant des captures d’écran, de courts textes explicatifs et des annotations importantes, puis traduites dans plus de 40 langues d’un simple clic. Si nécessaire, les instructions créées peuvent être facilement modifiées par la suite, puis exportées dans divers formats, que vous utilisiez SAP, MS Office ou vos propres développements.
Grâce à notre processus de documentation standardisé, vous n'aurez plus jamais à rédiger de documentation manuellement et vous gagnerez jusqu'à 80 % de temps sur la création de documents, un gain de temps et d'énergie que vous pourrez consacrer à d'autres tâches.
Avant tout, vous augmentez les chances de réussite de la mise en place d'un logiciel : après tout, l'investissement dans de nouveaux systèmes logiciels n'a de sens que si les collaborateurs sont capables de les comprendre et de les utiliser.
De la documentation logicielle au manuel d'utilisation
Dans le cadre de nos missions de conseil en stratégie, nous recommandons toujours vivement à nos clients de mettre en place ce type de document afin d’exploiter efficacement toutes les ressources de leur entreprise. Étant donné notamment que les logiciels d’entreprise tels que SAP et les développements internes ne sont pas très personnalisés, il est essentiel que chaque entreprise élabore son propre manuel pour organiser efficacement ses processus tant internes qu’externes.
Mais pourquoi passer des semaines à créer péniblement des manuels d'utilisation à l'aide d'outils de capture d'écran et d'instructions rédigées à la main dans Word ou PowerPoint, alors que vous pouvez les obtenir automatiquement grâce à datango ? Datango Creator n'est pas seulement l'outil idéal pour créer de la documentation, c'est aussi le point de départ d'un manuel d'utilisation réussi, car il regroupe la documentation de tous les processus pertinents pour l'entreprise.
Le plus grand avantage ? Il est créé à partir d'un seul enregistrement et constitue donc un produit dérivé immédiat, qui est malheureusement bien trop souvent négligé.
Les manuels d'utilisation constituent un élément important de la gestion des connaissances et servent précisément à rendre les connaissances, les processus et la culture d'entreprise accessibles et exploitables par l'ensemble des collaborateurs. Une gestion cohérente des connaissances permet non seulement de préserver ces dernières, mais aussi de les mettre à la disposition de l'ensemble de l'entreprise.
Les différents domaines d'application d'un manuel d'utilisation
Ne laissez pas le mode d'emploi finir à la poubelle, mais tirez parti de ses nombreux domaines d'application :
Un manuel d'utilisation peut facilement servir de support d'apprentissage complémentaire et constitue ainsi un complément à l'e-learning, même s'il est rarement utilisé. Compte tenu notamment des différents styles d'apprentissage, cela profite à tous les apprenants qui préfèrent observer des processus dans leur intégralité plutôt que de participer à une formation où, par exemple, on recourt de plus en plus à des textes. Les apprenants de type visuel, en particulier, ont ainsi la possibilité de suivre la documentation du processus enregistrée de manière autonome et en toute tranquillité, et de mémoriser les contenus requis grâce à une représentation concrète du support pédagogique. Le manuel d'utilisation peut être utilisé à plusieurs reprises à des fins d'apprentissage, quel que soit le lieu.
Si des problèmes surviennent lors de l'utilisation du logiciel, le manuel d'utilisation – en plus de notre assistance en direct adaptée à l'application – constitue également un ouvrage de référence idéal qui offre des avantages particuliers pour les processus peu courants. Au lieu de devoir chercher longuement des informations spécifiques, les utilisateurs obtiennent des renseignements clairs et acquièrent ainsi le savoir-faire nécessaire. Grâce à une table des matières concise, les utilisateurs peuvent rapidement trouver la réponse à leur question, ce qui leur permet de reprendre leur travail quotidien le plus rapidement possible.
Cela signifie que les utilisateurs, même lorsqu'ils sont confrontés à des processus qu'ils connaissent moins bien, sont ainsi dispensés de longues recherches et ne courent pas le risque d'obtenir des informations erronées, puisque toutes les étapes nécessaires ont été intégralement consignées dans la documentation enregistrée et peuvent être consultées dès que le besoin s'en fait sentir.
Un manuel d'utilisation n'est pas seulement utile pour les procédures peu courantes, mais aussi pour celles qui nécessitent des « informations détaillées » concrètes. Outre les utilisateurs lambda et les débutants, les spécialistes peuvent également obtenir une vue d'ensemble tout en effectuant des recherches ciblées sur des sujets spécifiques, et bénéficier ainsi d'un condensé de connaissances présenté de manière moderne et numérique. Les utilisateurs peuvent ainsi s'y retrouver rapidement et en toute fiabilité, même lorsqu'ils sont confrontés à des questions complexes et détaillées.
Le volume de données au sein des entreprises ne cesse de croître et de gagner en complexité ; ces données constituent non seulement la base de toutes les décisions commerciales, mais sont également indispensables à la réalisation d’audits importants, tels que l’audit comptable. Un manuel d'utilisation offre aux auditeurs chargés de questions comptables et financières sensibles un outil pratique leur permettant de garder une vue d'ensemble et de garantir une extraction d'informations sans erreur, ce qui permet à son tour une analyse efficace. Une documentation adéquate des processus permet ainsi, par exemple, de vérifier sans grand effort les autorisations dont disposent les différents rôles d'utilisateurs, facilitant ainsi le travail quotidien des auditeurs. Parallèlement, cela garantit également un travail consciencieux.
Dans le cadre de la gestion des processus ou de la gestion des processus métier (BPM), un manuel d'utilisation constitue également un outil complémentaire utile permettant de cartographier les processus clés de l'entreprise. Dans ce contexte, un manuel d'utilisation personnalisé offre la possibilité de mettre en évidence les interrelations entre les processus de bout en bout et contribue ainsi à la compréhension de la structure en fournissant un aperçu détaillé et clair de l'ensemble des processus de l'entreprise. Au final, cela permet de l'utiliser pour l'amélioration continue des processus métier.
L'utilisation des manuels d'utilisation dans votre entreprise
La structure précise d'un manuel d'utilisation dépend de vous, car il n'existe pas de règle absolue. Elle dépend bien davantage de l'entreprise, de ses divisions, de ses processus spécifiques, ainsi que des différents domaines abordés.
Il n'existe pas non plus d'emplacement de stockage général, car ces éléments peuvent être stockés ou récupérés individuellement au sein du système de gestion de la qualité ou de la gestion des connaissances. En fonction de l'entreprise et de sa stratégie, différents emplacements peuvent donc s'avérer pertinents : que ce soit dans le système d'e-learning, sur SharePoint ou dans les archives.
Nous serons ravis de vous conseiller à ce sujet !
Tous les avantages en un coup d'œil
- Produit supplémentaire gratuit créé automatiquement
- Une documentation rapide et standardisée
- Base de connaissances centrale
- Une structure et une clarté optimales
- La documentation technique est facile à mettre à jour
- Disponible à tout moment et où que vous soyez
- Une intégration efficace en toute simplicité
- Une expérience utilisateur positive pour les collaborateurs (externes)
Créer des manuels d'utilisation avec Datango
Les manuels d'utilisation vous permettent d'économiser à la fois du temps et de l'argent, car tout est généré automatiquement, et s'avèrent également extrêmement utiles dans le cadre de la gestion des processus.
Outre les auditeurs externes, ils facilitent considérablement le travail quotidien de vos collaborateurs et contribuent à renforcer leur autonomie.
Si vous avez d'autres questions concernant les étapes fondamentales liées aux modes d'emploi, n'hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de vous fournir des conseils détaillés sur les différentes options qui s'offrent à vous.
N'hésitez pas à utiliser notre formulaire de contact ou à nous appeler !
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