Le recours à la gestion des connaissances au sein de l'entreprise
Les énormes volumes de données au sein d'une entreprise – qu'elles se trouvent dans l'esprit des employés ou sur les ordinateurs utilisés pour l'activité – rendent nécessaire une gestion active des connaissances.
Cela permet non seulement d'améliorer les compétences des collaborateurs, mais aussi de réaliser d'importantes économies de ressources et d'accélérer la prestation de services, ce qui a un impact positif sur la satisfaction client de l'entreprise. Dans notre nouvel article de blog, vous découvrirez les différents types de connaissances, ce que recouvre exactement la gestion des connaissances et quels avantages elle apporte.
Définition de la gestion des connaissances
Définition de la gestion des connaissances
C'est pourquoi de nombreuses entreprises ont créé le poste de directeur des systèmes d'information, dont la mission est de veiller à ce que :
Les salariés reçoivent des informations importantes
Les formations sont conçues pour permettre aux collaborateurs de tirer le meilleur parti des connaissances qui leur sont transmises.
C'est pourquoi de nombreuses entreprises ont créé le poste de directeur des systèmes d'information, dont la mission est de veiller à ce que :
- Les salariés reçoivent des informations importantes
- Les formations sont conçues pour permettre aux collaborateurs de tirer le meilleur parti des connaissances qui leur sont transmises.
- le traitement de l'information s'inscrit dans la stratégie globale de l'entreprise et permet la mise en œuvre de processus créateurs de valeur
Les fondements de la gestion des connaissances
L'expérience en matière de connaissances constitue le fondement de la gestion des connaissances. Trois éléments sont ici essentiels :
- Mémoire organisationnelle : ce terme désigne l'acquisition, le traitement et l'utilisation effectifs des connaissances.
- Connaissances organisationnelles : il s'agit de l'ensemble des connaissances actuelles d'une organisation, qui sont souvent stockées dans une base de données de connaissances.
- Apprentissage organisationnel : ce terme désigne la transmission des connaissances au sein d'une organisation, par exemple sous la forme d'un wiki interne à l'entreprise.
Missions liées à la gestion des connaissances
Probst, Raub et Romhardt définissent huit éléments fondamentaux de la gestion des connaissances :
Ils donnent à la gestion des connaissances une orientation précise : quels sont exactement ses objectifs, quels objectifs stratégiques peut-elle soutenir et sur quelles capacités doit-elle s'appuyer ?
L'objectif est d'assurer la transparence concernant l'environnement de connaissances interne et externe d'une entreprise. Cela fait référence aux données, ressources et capacités pertinentes.
De nouvelles connaissances peuvent être acquises tant en interne qu'en externe, par le recrutement d'experts ou par l'acquisition d'entreprises particulièrement innovantes.
Le développement des connaissances vise à garantir que celles-ci puissent s'épanouir au sein de l'entreprise. Dans ce contexte, la formation continue s'appuie notamment sur des ateliers, des stages de formation ou des offres d'apprentissage en ligne, et a pour objectif de conférer à l'organisation de l'entreprise un avantage concurrentiel ou sur le marché.
La question centrale est la suivante : qui doit savoir ou être capable de faire quoi, et dans quelle mesure ? L'objectif est de parvenir à un transfert de connaissances entre les services.
La connaissance doit toujours contribuer à optimiser la création de valeur de chacun ; comment, par exemple, l'exploitation de la connaissance peut-elle accroître la production et réduire la consommation de ressources ?
Les connaissances doivent être archivées (y compris pour plusieurs générations d'employés) et mises à jour si nécessaire. La protection contre la perte de données ou les attaques externes joue également un rôle important.
Le suivi sert à évaluer la qualité et le degré de réalisation des objectifs en matière de gestion des connaissances. Idéalement, ces (nouvelles) conclusions sont intégrées au module consacré aux objectifs en matière de connaissances.
La différence entre la gestion des connaissances et la gestion de l'information
On peut distinguer deux formes de savoir : le savoir implicite et le savoir explicite.
Le savoir implicite ne peut être transcrit sous une forme codifiable, car il échappe à toute description linguistique et n'existe que sous forme de compétences et d'expérience dans l'esprit des collaborateurs ; il est donc difficile à cerner, même s'il constitue la grande majorité du savoir de l'entreprise. Le savoir explicite, en revanche, peut être facilement décrit et consigné sous forme d'instructions de travail écrites, de rapports ou de plans.
Connaissances implicites et connaissances explicites
En conséquence, les objectifs de la gestion pratique des connaissances vont clairement au-delà de la simple fourniture d'informations, car on attend des collaborateurs qu'ils développent des qualités et des compétences tout en apprenant, afin de pouvoir les mettre à profit de manière à apporter une valeur ajoutée.
On peut distinguer deux formes de savoir : le savoir implicite et le savoir explicite.
Le savoir implicite ne peut être transcrit sous une forme codifiable, car il échappe à toute description linguistique et n'existe que sous forme de compétences et d'expérience dans l'esprit des collaborateurs ; il est donc difficile à cerner, même s'il constitue la grande majorité du savoir de l'entreprise. Le savoir explicite, en revanche, peut être facilement décrit et consigné sous forme d'instructions de travail écrites, de rapports ou de plans.
Un exemple simple : la procédure pour gonfler un pneu de vélo peut être décrite dans une documentation ou un mode d'emploi, mais il n'existe aucune documentation permettant d'apprendre à faire du vélo, car ce savoir ne s'acquiert que par l'expérience personnelle.
La gestion efficace des connaissances consiste donc à transformer les connaissances tacites en connaissances explicites et accessibles.
Stratégies de gestion des connaissances
À l'instar de ces deux extrêmes, on peut distinguer deux stratégies fondamentales en matière de gestion des connaissances :
Transfert de connaissances entre les services et les sites
Outre la mise en place d'une plateforme centrale de gestion des connaissances, les entreprises en pleine croissance doivent relever le défi de coordonner un nombre croissant de collaborateurs, de services et de sites. En l’absence d’un système centralisé de gestion des connaissances servant de référence à tous les acteurs, l’entreprise risque de développer ses propres processus et procédures. Cela peut entraîner des malentendus et des problèmes majeurs, par exemple en assouplissant les processus conformes aux normes ou, dans le pire des cas, en les oubliant par inadvertance, compromettant ainsi le bon déroulement des activités. C’est pourquoi une gestion uniforme des connaissances est indispensable pour que toutes les parties prenantes puissent y accéder et comparer leurs propres processus à la norme de l’entreprise, garantissant ainsi à la fois l’autonomie et le respect des processus clés à l’échelle de l’entreprise. Enfin, tous les collaborateurs, services et sites peuvent partager leurs connaissances, apprendre les uns des autres et contribuer au succès de l’entreprise.
Renforcement de la formation
Quels sont les avantages de la gestion des connaissances ?
Grâce à une gestion efficace des connaissances, vous bénéficiez d'un large éventail d'avantages :
Promotion du savoir collectif
Une bonne gestion des connaissances permet de recenser, de documenter et de diffuser les connaissances individuelles. En effet, vos collaborateurs recèlent un vaste savoir-faire qui pourrait apporter un avantage considérable à votre entreprise s’il était accessible à tous.
Transfert de connaissances entre les services et les sites
Améliorer l'efficacité
Qu'il s'agisse de questions liées au travail, telles que les procédures de l'entreprise, des questions sur les produits ou simplement le fonctionnement d'un nouvel ordinateur, les employés passent constamment beaucoup de temps à rechercher des informations, que ce soit dans leurs propres documents, auprès de leurs collègues ou sur Internet. Il en résulte une baisse de l'efficacité. Une gestion structurée des connaissances permet non seulement de réduire au minimum le temps et les efforts consacrés à la recherche, mais aussi d’éviter le risque d’informations erronées en permettant aux collaborateurs de trouver rapidement toutes les réponses dont ils ont besoin, sous une forme adaptée, grâce à une simple recherche sur la plateforme de connaissances de l’entreprise. Surtout, cela évite la duplication des efforts : une fois les réponses trouvées, elles sont consignées au même endroit, accessibles à tous, ce qui évite que différents collaborateurs ne recherchent en parallèle des solutions spécifiques. Cela garantit une plus grande sécurité et une journée de travail plus efficace.
Renforcement de la formation
Si les connaissances sont centralisées et présentées de manière attrayante, vos collaborateurs se sentiront encouragés à s'initier à de nouveaux domaines de connaissances de leur propre initiative. Ils renforceront ainsi leurs compétences, et votre entreprise bénéficiera de nouvelles compétences, ce qui vous procurera un avantage concurrentiel.
La sécurité malgré les changements de personnel
Sans une gestion efficace des connaissances, les nouveaux collaborateurs dépendent entièrement de leurs collègues, ce qui représente généralement une lourde charge pour ces derniers. Dans ce contexte, la prise de fonction s’avère particulièrement difficile si le poste n’a pas pu être pourvu rapidement et que le nouveau collaborateur doit acquérir toutes les connaissances nécessaires de manière autonome, ce qui demande beaucoup d’efforts. La gestion des connaissances apporte ici une immense valeur ajoutée, car les nouveaux collaborateurs peuvent accéder à une base de données centrale et, par exemple, consulter toutes les informations importantes grâce à une recherche ciblée ou suivre une formation à l’aide de vidéos explicatives. Les collègues n’ont plus à expliquer toutes les bases, mais peuvent renvoyer vers des contenus pertinents et ainsi économiser des ressources. Les connaissances sont ainsi préservées pour les successeurs, et tant la qualité que la rapidité de l’intégration s’en trouvent améliorées. Parallèlement, l’incertitude diminue après l’intégration, ce qui se traduit par une plus grande autonomie des collaborateurs.
Gestion des connaissances avec Datango
Organiser les connaissances indépendamment du lieu
L’un des avantages décisifs réside dans le fait que, grâce à la gestion numérique des connaissances, les informations nécessaires sont mises à la disposition des collaborateurs plus rapidement et sont accessibles à tout moment et de n’importe où. Cela s’avère particulièrement utile pour les entreprises qui disposent de plusieurs sites ou qui proposent le télétravail. Qu’il s’agisse de cadres expérimentés ou de nouveaux collaborateurs, qu’ils travaillent au bureau ou en télétravail, tous les collaborateurs bénéficient d’un accès sécurisé, indépendant de leur lieu de travail, aux connaissances spécifiques à l’entreprise. Et tout cela sans avoir à rechercher les informations de manière fastidieuse.
Améliorer l'efficacité
Notre outil « datango creator » vous offre une solution optimale de création et de documentation qui vous permet de créer en quelques secondes et en toute simplicité des contenus de formation en ligne personnalisés, et de les adapter à différents besoins. Vous pouvez ainsi compter sur une documentation professionnelle qui forme vos collaborateurs de manière fiable et efficace. Le créateur est compatible avec les applications courantes (MS Office) et les systèmes ERP (SAP, Oracle), les applications spécifiques à certains secteurs (systèmes d’information hospitaliers tels qu’ORBIT ou logiciels de construction et de chantier tels que RIB et 123erfasst), ainsi qu’avec les développements internes.
Gestion de contenu, collaboration entre auteurs et coordination des auteurs
Faciliter l'intégration des nouveaux collaborateurs
Gestion des connaissances avec Datango
Souhaitez-vous stocker l'ensemble des connaissances de votre entreprise de manière économe en ressources et garantir une diffusion et un développement optimaux de ces connaissances ? Utilisez les outils de gestion des connaissances de datango et misez sur la gestion numérique des connaissances au sein de votre entreprise.
datango propose trois outils différents :
Les collaborateurs sont confrontés à un nombre toujours croissant d’applications, de conditions et de processus en constante évolution, même au sein d’un même secteur d’activité. Il est important que ceux-ci soient mis en œuvre au sein de l’entreprise aussi rapidement que possible ; toutefois, cela représente un défi majeur en l’absence de gestion des connaissances, car de nombreuses séances d’information et réunions avec les collaborateurs sont souvent nécessaires pour les informer des changements. Grâce à une source de connaissances centralisée, ces problèmes surviennent beaucoup moins fréquemment, car les connaissances peuvent être facilement « mises à jour » au sein du système et les processus peuvent être présentés de manière structurée. Mieux encore, les collaborateurs restent toujours informés des changements spontanés et ne risquent pas de mettre en œuvre le processus selon des méthodes obsolètes. Ainsi, en tant qu’entreprise, vous garantissez non seulement l’acquisition des connaissances, mais aussi leur développement.
Notre outil « datango creator » vous offre une solution optimale de création et de documentation qui vous permet de créer en quelques secondes et en toute simplicité des contenus de formation en ligne personnalisés, et de les adapter à différents besoins. Vous pouvez ainsi compter sur une documentation professionnelle qui forme vos collaborateurs de manière fiable et efficace. Le créateur est compatible avec les applications courantes (MS Office) et les systèmes ERP (SAP, Oracle), les applications sectorielles (systèmes d'information hospitaliers tels qu'ORBIT ou logiciels de construction et de chantier tels que RIB et 123erfasst), ainsi qu'avec les développements internes.
Gestion de contenu, collaboration entre auteurs et coordination des auteurs
Outil de création et logiciel permettant de produire une documentation fiable
Aide en direct
datango live !! accompagne vos collaborateurs directement dans leurs processus de travail respectifs et identifie automatiquement l'application utilisée. Son utilisation est intuitive et offre à tout moment la possibilité de basculer entre le processus réel et le mode démo / exercice / formation. Grâce à notre aide en direct contextuelle, vous vous assurez que les supports de formation que vous créez sont réellement compris et utilisés par vos collaborateurs, en leur fournissant le savoir-faire nécessaire « au moment où ils en ont besoin » et en les accompagnant individuellement, avec exactement l’intensité souhaitée, dans leur travail quotidien.
Optimisez la gestion de vos connaissances avec datango !
Outil de création et logiciel pour une documentation fiable Notre Datango Creator vous offre une solution optimale de création et de documentation qui vous permet de créer en quelques secondes et en toute simplicité des contenus d’e-learning personnalisés, et de les adapter à différentes exigences. Vous pouvez ainsi compter sur une documentation professionnelle qui forme vos collaborateurs de manière fiable et efficace. Le Creator est compatible avec les applications courantes (MS Office) et les systèmes ERP (SAP, Oracle), les applications sectorielles (systèmes d’information hospitaliers tels qu’ORBIT ou logiciels de construction et de chantier tels que RIB et 123erfasst), ainsi qu’avec les développements internes. Vers la page du produit Gestion de contenu, collaboration entre auteurs et coordination des auteurs Le « datango collaborator » est un environnement de travail multi-utilisateurs basé sur une base de données qui prend en charge à la fois le développement de vos contenus de formation et leur cycle de diffusion. Cette plateforme centrale met à disposition des contenus de formation numériques et sert d’interface entre les auteurs, les formateurs et les gestionnaires de connaissances, en coordonnant et en organisant leur collaboration. Cela permet de garantir que tous les contenus de formation restent à jour, clairs et efficaces. Le Collaborator intègre datango academy, notre composant de base de système de gestion de l’apprentissage (LMS), grâce auquel vous mettez des contenus à la disposition des apprenants de manière obligatoire, par exemple sous forme de formations. Des parcours d’apprentissage prédéfinis vous permettent de contrôler l’expérience d’apprentissage de vos collaborateurs et de débloquer des contenus avancés une fois les chapitres précédents terminés. En combinaison avec datango journeys, vous créez un parcours varié à travers vos univers d’apprentissage. Un autre composant de « Collaborator » est « datango analyzer », notre outil de reporting dédié à l’analyse des performances et des points faibles des collaborateurs. D’une part, il vous fournit des évaluations anonymes ou liées aux apprenants concernant les cours, mais d’autre part, vous pouvez également vérifier les progrès et les comportements d’apprentissage. Collectez des données (anonymisées) et des résultats sur l’efficacité de l’apprentissage et intégrez ces conclusions dans votre gestion des connaissances. Vers la page du produit Aide en direct : « datango live ! » assiste directement vos collaborateurs dans leurs processus de travail respectifs et reconnaît automatiquement l’application utilisée. Son utilisation est intuitive et offre à tout moment la possibilité de basculer entre le processus réel et le mode démo / exercice / formation. Grâce à notre aide en direct contextuelle, vous vous assurez que les supports de formation que vous créez sont réellement compris et utilisés par vos collaborateurs, en leur fournissant le savoir-faire nécessaire au « moment où ils en ont besoin » et en accompagnant les utilisateurs de manière individuelle et avec exactement l’intensité souhaitée dans leur travail quotidien. Vers la page du produit
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