Opdracht
Mitteldeutsche Verlags- und Druckhaus GmbH (MVD), een samenwerkingsverband van media- en dienstverlenende bedrijven, stond voor talrijke uitdagingen op het gebied van kennismanagement. De voorheen gebruikte SAP Enable Now-oplossing voldeed op verschillende punten niet volledig aan de verwachtingen: het licentiemodel bleek onvoldoende transparant, de mogelijkheden voor het aanbieden van content en de gebruiksvriendelijkheid waren beperkt, en ook het strategisch advies en de ondersteuning voldeden niet aan de eisen. Dit leidde over het algemeen tot een beperkte acceptatie binnen het bedrijf. Content was moeilijk te vinden of werd onjuist weergegeven, auteurslicenties waren sterk beperkt en trainingsdocumenten waren verouderd en verwarrend. Als onderdeel van een bedrijfsbreed key-userproject werd eind 2022 datango geïntroduceerd om juist deze problemen aan te pakken. Het doel was om een gecentraliseerd, gestructureerd kennismanagementsysteem op te zetten dat gebaseerd is op brede acceptatie en duidelijke richtlijnen. Het streven was met name om over te stappen van SAP Enable Now naar een oplossing die deze tekortkomingen zou verhelpen. Er werd bijzondere aandacht besteed aan het opbouwen van een uitgebreid auteursnetwerk, het vaststellen van kwaliteitsrichtlijnen en de integratie van de datango Academy om verplichte opleidingen en opleidingsprocessen te standaardiseren.
Parameters
- Sector: Media en dienstensector (uitgeverij, digitale media, reclame en marketing, drukwerk, logistiek en bezorgdiensten)
- Looptijd van het project:Start eind 2022, productie van de inhoud begint in mei 2023, met directe levering aan de gebruikers
- Projecttitel: Kennisbank – Project voor sleutelgebruikers
- Aantal auteurs: ongeveer 40 (niet allemaal actief)
- Aantal eindgebruikers: 1.086 (per: IT-beveiligingstraining 2024)
- Toepassingen: SAP, DialogCRM, SAP SuccessFactors, Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams), Promail, Mailingwork, ATOSS, TrackPilot, mapAds, V.I.P. mail, SharePoint (gepland), sabris logistics platform, interne webportalen/intranet
Oplossing en resultaat
De invoering van datango eind 2022 luidde het begin in van een ingrijpende verandering op het gebied van kennisbeheer bij Mitteldeutsche Verlags- und Druckhaus GmbH. De overgang verliep geleidelijk en soepel, waarbij bestaande inhoud vanuit het oude systeem werd overgezet om te voorkomen dat er gegevens verloren zouden gaan. Er werd een uitgebreide herstructurering van het bedrijfsbrede kennisbeheersysteem in gang gezet. Hiervoor werden verschillende datango-producten specifiek ingezet: datango Creator wordt sindsdien gebruikt voor het maken van e-learningcursussen, documentatie en stapsgewijze demo’s op een breed scala aan vakgebieden. datango Collaborator wordt gebruikt om de geproduceerde content centraal te beheren, de kwaliteit ervan te waarborgen en te controleren op formele en technische juistheid.
Daarnaast zorgt datango Academy voor een efficiënte uitvoering en het beheer van verplichte opleidingen — zoals op het gebied van gegevensbescherming en IT-beveiliging — en, in toenemende mate, producttrainingen en onboardingprocessen. De leerinhoud wordt verrijkt met interactieve formats zoals quizzen, die met behulp van de quizmodule op maat kunnen worden gemaakt. Ook datango Live! wordt gebruikt, zij het momenteel nog in beperkte mate: vanwege technische eigenaardigheden van sommige webapplicaties wordt automatische contextnavigatie momenteel alleen in bepaalde onderdelen toegepast, terwijl er veelvuldig gebruik wordt gemaakt van handmatig zoeken. De Analyzer biedt bovendien belangrijke inzichten in het gebruik van de inhoud en de voortgang en ondersteunt datagestuurde optimalisatie.
Het project ging eind 2022 van start, met een soepele overgang van SAP Enable Now naar datango. Al in mei 2023 werd begonnen met het produceren van inhoud. Het proces was vanaf het begin professioneel doordacht, waarbij een speciaal georganiseerde strategiedag met datango de centrale basis vormde. Vervolgens werden duidelijke richtlijnen voor het opstellen van inhoud geïntroduceerd, werd een gedecentraliseerd auteursmodel ingevoerd en werd een op rollen gebaseerde kennisstructuur opgezet. Tegenwoordig werken ongeveer 40 auteurs afdelingsoverschrijdend aan het creëren en onderhouden van content. Dit proces wordt ondersteund door kennismanagers, die binnen hun vakgebieden zorgen voor kwaliteit en de relevantie van de content. Dit heeft geleid tot een gestage toename van de acceptatie binnen het bedrijf – niet in de laatste plaats omdat ook externe content (bijvoorbeeld Microsoft 365-content) is overgenomen, intern is herzien en naadloos is geïntegreerd.
Met datango heeft Mitteldeutsche Verlags- und Druckhaus GmbH een krachtig platform geïmplementeerd dat niet alleen technisch goed functioneert, maar ook organisatorisch breed wordt geaccepteerd. De oplossing zorgt niet alleen voor de levering van inhoud, maar creëert ook structuren voor duurzaam en gestructureerd leren binnen het bedrijf.
Kort profiel van de klant
De Magdeburg Media Group is een samenwerkingsverband van sterke regionale bedrijven uit de media- en dienstensector. Dit samenwerkingsverband is stevig geworteld in Saksen-Anhalt en kan terugkijken op een traditie van 130 jaar. Na de overname door de Bauer Media Group in 1991 groeiden een uitgeverij en een onafhankelijke drukkerij uit tot een dynamisch bedrijf met snelgroeiende bedrijfsonderdelen: de Mitteldeutsche Verlags- und Druckhaus GmbH (MVD).
De drie belangrijkste factoren voor het welslagen van een project
Feedback van klanten
“Sinds we zijn overgestapt van SAP Enable Now naar datango is alles verbeterd: het systeem werkt betrouwbaar, de ondersteuning is uitstekend, de interface is gebruiksvriendelijk en we hebben eindelijk een goed functionerend auteursnetwerk opgebouwd. Zonder datango zou ons kennismanagement niet zijn waar het nu is.”
Duc-Vinh Nguyen, hoofdauteur en projectverantwoordelijke
Contact
Wij staan voor u klaar. Heeft u vragen? Wilt u meer informatie over onze producten? Neem dan gerust contact met ons op. Ons team helpt u graag verder! Het beste is om een afspraak te maken voor een online presentatie van onze producten.
Europa