Gebruikershandleidingen opstellen – de voordelen

Mocht er tijdens het gebruik van de software problemen ontstaan, dan is een gebruikershandleiding – naast onze toepassingsgerichte live-hulp – ook een ideaal naslagwerk dat met name bij zeldzame processen voordelen biedt. In plaats van lang en moeizaam naar specifieke informatie te moeten zoeken, krijgen gebruikers duidelijke informatie en daarmee de nodige kennis. Met behulp van een overzichtelijke inhoudsopgave kunnen gebruikers snel het juiste antwoord op hun vraag vinden, waardoor ze zo snel mogelijk weer aan de slag kunnen met hun dagelijkse werkzaamheden.

Dit betekent dat gebruikers, zelfs bij processen waarmee ze minder vertrouwd zijn, zowel langdurig onderzoek als het risico op onjuiste informatie bespaard blijven, aangezien alle benodigde stappen volledig zijn vastgelegd in de gedocumenteerde informatie en op het moment dat ze nodig zijn kunnen worden geraadpleegd.

Een gebruikershandleiding biedt niet alleen hulp bij zeldzame handelingen, maar ook bij handelingen waarvoor concrete „gedetailleerde informatie” nodig is. Naast gewone gebruikers en cursisten kunnen ook specialisten een algemeen overzicht krijgen en tegelijkertijd specifiek naar afzonderlijke onderwerpen zoeken, waarbij ze profiteren van het feit dat de kennis op een moderne en digitale manier beknopt is gepresenteerd. Op deze manier kunnen gebruikers zelfs bij complexe, gedetailleerde vragen snel en betrouwbaar hun weg vinden.

De hoeveelheid gegevens binnen bedrijven wordt steeds complexer, en deze gegevens vormen niet alleen de basis voor elke zakelijke beslissing, maar zijn ook essentieel voor het doorlopen van belangrijke controles, zoals de jaarrekeningcontrole. Een gebruikershandleiding biedt auditors die zich bezighouden met gevoelige boekhoudkundige en financiële kwesties een praktisch hulpmiddel om het overzicht te behouden en te zorgen voor een foutloze informatieverzameling, wat op zijn beurt een efficiënte analyse mogelijk maakt. In de juiste procesdocumentatie is het daarom bijvoorbeeld mogelijk om zonder veel moeite na te gaan welke bevoegdheden de verschillende gebruikersrollen hebben, wat het dagelijkse werk van de auditors vergemakkelijkt. Tegelijkertijd zorgt dit ook voor zorgvuldig werk.

Binnen procesbeheer of bedrijfsprocesbeheer (BPM) is een gebruikershandleiding ook een nuttig aanvullend hulpmiddel waarmee belangrijke bedrijfsprocessen in kaart worden gebracht. In deze context biedt een individuele gebruikershandleiding de mogelijkheid om de onderlinge verbanden van end-to-end-processen succesvol zichtbaar te maken en zo bij te dragen aan het begrip van de structuur door een diepgaand en duidelijk inzicht te bieden in de gezamenlijke bedrijfsprocessen. Uiteindelijk kan dit worden ingezet voor de voortdurende verbetering van bedrijfsprocessen.