Het gebruik van kennismanagement binnen het bedrijf
De enorme hoeveelheden gegevens binnen een bedrijf – of die nu in de hoofden van de medewerkers zitten of op de computers staan – maken het noodzakelijk om kennis actief te beheren.
Dit verhoogt niet alleen de competentie van de medewerkers, maar er worden ook belangrijke middelen bespaard en de dienstverlening verloopt sneller, wat een positieve invloed heeft op de klanttevredenheid van het bedrijf. In ons nieuwe blogartikel kun je lezen welke soorten kennis er zijn, wat kennismanagement precies inhoudt en welke voordelen het oplevert.
Definitie van kennismanagement
Definitie van kennismanagement
Daarom hebben veel bedrijven de functie van Chief Information Officer ingevoerd, die ervoor moet zorgen dat:
Medewerkers krijgen belangrijke informatie
De opleidingen zijn bedoeld voor medewerkers, zodat zij de aangereikte kennis optimaal kunnen benutten
Daarom hebben veel bedrijven de functie van Chief Information Officer ingevoerd, die ervoor moet zorgen dat:
- Medewerkers krijgen belangrijke informatie
- De opleidingen zijn bedoeld voor medewerkers, zodat zij de aangereikte kennis optimaal kunnen benutten
- de informatieverwerking is afgestemd op de algemene strategie van het bedrijf en er wordt ruimte geboden voor processen die waarde toevoegen
De basis van kennismanagement
Kenniservaring vormt de basis van kennismanagement. Hierbij zijn drie componenten van belang:
- Organisatiegeheugen: Hiermee wordt het daadwerkelijke verwerven, verwerken en toepassen van kennis bedoeld.
- Organisatiekennis: Dit omvat de huidige kennis van een organisatie, die vaak is opgeslagen in een kennisdatabase.
- Organisatorisch leren: Hiermee wordt het doorgeven van organisatorische kennis bedoeld, bijvoorbeeld in de vorm van een interne bedrijfswiki.
Taken op het gebied van kennisbeheer
Probst, Raub en Romhardt onderscheiden acht belangrijke bouwstenen van kennismanagement:
Ze geven kennismanagement een specifieke richting: wat is precies het beoogde doel ervan, welke bedrijfsdoelstellingen kan het ondersteunen en op welke capaciteiten moet het voortbouwen?
Het doel hiervan is om transparantie te creëren over de interne en externe kennisomgeving van een bedrijf. Hiermee worden relevante gegevens, middelen en capaciteiten bedoeld.
Nieuwe kennis kan zowel intern als extern worden verworven door deskundigen aan te trekken of bijzonder innovatieve bedrijven over te nemen.
Kennisontwikkeling is bedoeld om ervoor te zorgen dat kennis binnen het bedrijf tot bloei kan komen. In dit kader omvat bijscholing bijvoorbeeld workshops, opleidingen of e-learningprogramma’s, en heeft het tot doel de eigen organisatie van het bedrijf een markt- of concurrentievoordeel te verschaffen.
De centrale vraag hierbij is: wie moet wat weten of kunnen, en in welke mate? Het doel is om een afdelingsoverschrijdende kennisoverdracht tot stand te brengen.
Kennis moet altijd bijdragen aan het optimaliseren van de eigen waardecreatie. Hoe kan het benutten van kennis bijvoorbeeld de productieve output verhogen en het verbruik van hulpbronnen verminderen?
Kennis moet worden vastgelegd (ook voor meerdere generaties medewerkers) en indien nodig worden bijgewerkt. Bescherming tegen gegevensverlies of aanvallen van buitenaf speelt eveneens een belangrijke rol.
Monitoring wordt gebruikt om de kwaliteit en de mate waarin de doelstellingen op het gebied van kennismanagement worden bereikt, te beoordelen. Idealiter worden deze (nieuwe) bevindingen verwerkt in de module ‘kennisdoelstellingen’.
Het verschil tussen kennismanagement en informatiemanagement
Er kan een onderscheid worden gemaakt tussen twee vormen van kennis: impliciete en expliciete kennis.
Impliciete kennis kan niet in een codificeerbare vorm worden gegoten, aangezien deze zich niet in taal laat beschrijven en alleen bestaat als vaardigheden en ervaring in de hoofden van medewerkers, en daardoor moeilijk te vatten is – ook al vormt deze kennis het overgrote deel van de bedrijfskennis. Expliciete kennis daarentegen kan eenvoudig worden beschreven en vastgelegd in de vorm van schriftelijke werkinstructies, rapporten of tekeningen.
Impliciete versus expliciete kennis
De doelstellingen van praktisch kennismanagement reiken dan ook duidelijk verder dan het louter verstrekken van informatie, aangezien van medewerkers wordt verwacht dat zij tijdens het leerproces kwaliteiten en vaardigheden ontwikkelen om deze op een waardetoevoegende manier te kunnen inzetten.
Er kan een onderscheid worden gemaakt tussen twee vormen van kennis: impliciete en expliciete kennis.
Impliciete kennis kan niet in een codificeerbare vorm worden gegoten, aangezien deze zich niet in taal laat beschrijven en alleen bestaat als vaardigheden en ervaring in de hoofden van medewerkers, en daardoor moeilijk te vatten is – ook al vormt deze kennis het overgrote deel van de bedrijfskennis. Expliciete kennis daarentegen kan eenvoudig worden beschreven en vastgelegd in de vorm van schriftelijke werkinstructies, rapporten of tekeningen.
Een eenvoudig voorbeeld: het oppompen van een fietsband kan worden uitgelegd in documentatie of een handleiding, maar er bestaat geen documentatie om te leren fietsen, aangezien deze kennis alleen door persoonlijke ervaring kan worden opgedaan.
Het doel van succesvol kennisbeheer is dan ook om impliciete kennis om te zetten in expliciete, toegankelijke kennis.
Strategieën voor kennisbeheer
Net als bij deze twee uitersten kun je bij kennismanagement twee fundamentele strategieën onderscheiden:
Kennisoverdracht tussen afdelingen en vestigingen
Naast de invoering van een centraal kennisplatform staan groeiende bedrijven voor de uitdaging om het toenemende aantal medewerkers, afdelingen en vestigingen op elkaar af te stemmen. Als er geen centraal kennisbeheersysteem is dat als basis dient voor alle betrokkenen, bestaat het risico dat het bedrijf zijn eigen processen en procedures ontwikkelt. Dit kan leiden tot grote misverstanden en problemen, bijvoorbeeld doordat processen die aan de normen voldoen, worden afgezwakt of, in het ergste geval, onbedoeld worden vergeten, waardoor de workflow in gevaar komt. Daarom is uniform kennisbeheer onmisbaar, zodat alle belanghebbenden er toegang toe hebben en hun eigen processen kunnen toetsen aan de bedrijfsstandaard, waardoor zowel autonomie als naleving van belangrijke processen in het hele bedrijf tegelijkertijd worden gewaarborgd. Uiteindelijk kunnen alle medewerkers, afdelingen en vestigingen hun kennis delen, van elkaar leren en bijdragen aan het succes van het bedrijf.
Meer training
Wat zijn de voordelen van kennismanagement?
Dankzij succesvol kennisbeheer profiteert u van tal van voordelen:
Bevordering van collectieve kennis
Goed kennisbeheer zorgt ervoor dat individuele kennis wordt opgespoord, gedocumenteerd en verspreid – er sluimert immers veel vakkennis bij uw medewerkers die uw bedrijf aanzienlijk ten goede zou kunnen komen als deze voor iedereen toegankelijk zou zijn.
Kennisoverdracht tussen afdelingen en vestigingen
De efficiëntie verhogen
Of het nu gaat om werkgerelateerde zaken zoals bedrijfsprocedures, vragen over producten of simpelweg hoe de nieuwe computer werkt – medewerkers besteden voortdurend veel tijd aan het tijdrovend zoeken naar informatie, of dat nu in hun eigen documenten is, bij collega’s of op internet. Hierdoor daalt de efficiëntie. Gestructureerd kennisbeheer minimaliseert niet alleen de tijd en moeite die aan onderzoek wordt besteed, maar voorkomt ook het risico op onjuiste informatie doordat medewerkers alle antwoorden die ze nodig hebben snel en in de juiste vorm kunnen vinden via een eenvoudige zoekopdracht in het bedrijfsplatform voor kennis. Bovenal voorkomt dit dubbel werk, want zodra antwoorden zijn gevonden, worden deze op één plek vastgelegd zodat iedereen ze kan inzien, in plaats van dat verschillende medewerkers parallel naar specifieke oplossingen moeten zoeken. Dit zorgt voor meer zekerheid en een efficiëntere werkdag.
Meer training
Als kennis centraal wordt georganiseerd en op een aantrekkelijke manier wordt gepresenteerd, zullen uw medewerkers zich aangemoedigd voelen om op eigen initiatief kennis te maken met nieuwe kennisgebieden. Op die manier breiden zij hun vaardigheden verder uit en krijgt uw bedrijf toegang tot nieuwe competenties, wat u een concurrentievoordeel oplevert.
Veiligheid ondanks personeelswisselingen
Zonder effectief kennisbeheer zijn nieuwe medewerkers volledig afhankelijk van hun collega’s, wat meestal een grote druk op hen legt. In dit verband blijkt de inwerkperiode bijzonder moeilijk te zijn als de nieuwe functie niet in een vroeg stadium kon worden ingevuld en de nieuwe medewerker alle benodigde kennis zelfstandig en dus moeizaam moet verwerven. Kennismanagement biedt hier een enorme meerwaarde, aangezien de nieuwe medewerkers toegang hebben tot een centrale database en bijvoorbeeld via een gerichte zoekopdracht alle belangrijke informatie kunnen opzoeken of training kunnen volgen aan de hand van instructievideo’s. Collega’s hoeven niet langer alle basisprincipes uit te leggen, maar kunnen verwijzen naar relevante inhoud en zo middelen besparen. Kennis blijft daardoor behouden voor opvolgers en zowel de kwaliteit als de snelheid van de inwerkperiode worden verhoogd. Tegelijkertijd neemt de onzekerheid na de onboarding af, wat leidt tot een grotere zelfredzaamheid van de medewerkers.
Kennisbeheer met datango
Kennis organiseren, ongeacht de locatie
Een doorslaggevend voordeel is dat de benodigde informatie dankzij digitaal kennisbeheer sneller beschikbaar is voor medewerkers en op elk moment en vanaf elke locatie kan worden geraadpleegd. Dit blijkt met name nuttig te zijn voor bedrijven met verschillende vestigingen of die thuiswerken mogelijk maken. Of het nu gaat om ervaren leidinggevenden of nieuwe medewerkers, vanaf kantoor of vanuit huis: alle medewerkers krijgen veilige, locatieonafhankelijke toegang tot bedrijfsspecifieke kennis. En dat alles zonder dat ze op omslachtige wijze naar informatie hoeven te zoeken.
De efficiëntie verhogen
Onze datango creator biedt u een optimale oplossing voor het maken en documenteren van inhoud, waarmee u binnen enkele seconden en moeiteloos individuele e-learning-inhoud kunt creëren en deze aan verschillende vereisten kunt aanpassen. Dit betekent dat u kunt rekenen op professionele documentatie die uw medewerkers betrouwbaar en effectief opleidt. De creator is compatibel met wereldwijd gebruikte applicaties (MS Office) en ERP-systemen (SAP, Oracle), branchespecifieke applicaties (ziekenhuisinformatiesystemen zoals ORBIT of bouw- en werfsoftware zoals RIB en 123erfasst) en ook met eigen ontwikkelingen.
Contentbeheer, samenwerking tussen auteurs en coördinatie van auteurs
De inwerkperiode van nieuwe medewerkers vergemakkelijken
Kennisbeheer met datango
Wilt u alle kennis van uw bedrijf op een efficiënte manier vastleggen en zorgen voor een optimale kennisverspreiding en kennisontwikkeling? Maak dan gebruik van de datango-tools voor kennisbeheer en zet in op digitaal kennisbeheer binnen uw bedrijf.
datango biedt drie verschillende tools aan:
Medewerkers worden geconfronteerd met een steeds groter wordend aantal toepassingen, voorwaarden en processen die voortdurend veranderen, zelfs binnen één sector. Het is belangrijk dat deze zo snel mogelijk in het bedrijf worden geïmplementeerd – zonder kennismanagement is dit echter een grote uitdaging, aangezien er vaak heel wat briefings en vergaderingen met medewerkers nodig zijn om hen op de hoogte te brengen van de veranderingen. Met een centrale kennisbron doen dergelijke problemen zich veel minder vaak voor, aangezien kennis eenvoudig binnen het systeem kan worden ‘bijgewerkt’ en processen overzichtelijk kunnen worden gepresenteerd. Bovendien blijven medewerkers altijd op de hoogte van spontane wijzigingen en lopen ze niet het risico het proces op een verouderde manier uit te voeren. Zo zorgt u als bedrijf niet alleen voor kennisverwerving, maar ook voor kennisontwikkeling.
Onze datango creator biedt u een optimale oplossing voor het maken en documenteren van inhoud, waarmee u binnen enkele seconden en moeiteloos individuele e-learning-inhoud kunt creëren en deze aan verschillende vereisten kunt aanpassen. Dit betekent dat u kunt rekenen op professionele documentatie die uw medewerkers betrouwbaar en effectief opleidt. De creator is compatibel met wereldwijd gebruikte applicaties (MS Office) en ERP-systemen (SAP, Oracle), branchespecifieke applicaties (ziekenhuisinformatiesystemen zoals ORBIT of bouw- en bouwplaatssoftware zoals RIB en 123erfasst) en ook met eigen ontwikkelingen.
Contentbeheer, samenwerking tussen auteurs en coördinatie van auteurs
Ontwerptool en software voor betrouwbare documentatie
Live hulp
datango live!! ondersteunt uw medewerkers rechtstreeks in de betreffende werkprocessen en herkent automatisch de gebruikte applicatie. De bediening is intuïtief en biedt altijd de mogelijkheid om te schakelen tussen het echte proces en de demo-/oefen-/trainingsmodus. Met onze contextgevoelige live-hulp zorgt u ervoor dat het door u opgestelde trainingsmateriaal daadwerkelijk door uw medewerkers wordt begrepen en gebruikt, door de benodigde kennis op het juiste moment aan te reiken en de gebruikers individueel en met precies de gewenste intensiteit te ondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden.
Verbeter je kennisbeheer met datango!
Ontwerptool en software voor betrouwbare documentatie Onze datango creator biedt u een optimale oplossing voor het ontwerpen en documenteren, waarmee u binnen enkele seconden en moeiteloos individuele e-learning-inhoud kunt creëren en deze aan verschillende vereisten kunt aanpassen. Zo kunt u rekenen op professionele documentatie die uw medewerkers betrouwbaar en effectief opleidt. De Creator is compatibel met wereldwijd gebruikte applicaties (MS Office) en ERP-systemen (SAP, Oracle), branchespecifieke applicaties (ziekenhuisinformatiesystemen zoals ORBIT of bouw- en bouwplaatssoftware zoals RIB en 123erfasst) en ook met eigen ontwikkelingen. Naar de productpagina Contentbeheer, samenwerking tussen auteurs en coördinatie van auteurs De datango Collaborator is een database-gestuurde werkomgeving voor meerdere gebruikers die zowel de ontwikkeling van uw leerinhoud als de leveringscyclus ervan ondersteunt. Dit centrale platform biedt digitale leerinhoud en fungeert als interface tussen auteurs, trainers en kennismanagers, waarbij het hun samenwerking coördineert en organiseert. Zo blijft alle trainingsinhoud actueel, overzichtelijk en efficiënt. De Collaborator omvat de datango Academy, onze basiscomponent voor het leerbeheersysteem (LMS), waarmee u inhoud op verplichte basis beschikbaar stelt aan cursisten, bijvoorbeeld in de vorm van cursussen. Met vooraf gedefinieerde leertrajecten kunt u de leerervaring van uw medewerkers sturen en geavanceerde inhoud vrijgeven na voltooiing van eerdere hoofdstukken. In combinatie met datango Journeys creëert u een gevarieerde reis door uw leerwerelden. Een ander onderdeel van de Collaborator is de datango analyzer, onze rapportagetool voor de prestatie- en zwakke-puntenanalyse van medewerkers. Enerzijds biedt deze tool je anonieme of cursantgerelateerde evaluaties van de cursussen, maar anderzijds kun je ook de leervoortgang en het leergedrag controleren. Verzamel (geanonimiseerde) gegevens en resultaten over de leerefficiëntie en verwerk de bevindingen in je kennismanagement. Naar de productpagina Live help datango live! ondersteunt je medewerkers direct in de betreffende werkprocessen en herkent automatisch de gebruikte applicatie. De bediening is intuïtief en biedt altijd de mogelijkheid om te schakelen tussen het echte proces en de demo-/oefen-/trainingsmodus. Met onze contextgevoelige live-hulp zorgt u ervoor dat het door u gemaakte trainingsmateriaal daadwerkelijk door uw medewerkers wordt begrepen en gebruikt, door de benodigde kennis op het juiste moment aan te reiken en de gebruikers individueel en met precies de gewenste intensiteit te ondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Naar de productpagina
Ontdek nog meer interessante inhoud van datango
Software-implementatie zonder frustratie: hoe begeleiding binnen de app de acceptatie door gebruikers bevordert
Klinkt dit bekend? Er wordt een nieuwe softwaretool in het bedrijf geïntroduceerd, een…
Heb je software aangeschaft, maar is de productiviteit gedaald? 10 tekenen dat je bedrijf een platform voor digitale implementatie nodig heeft
Je hebt wekenlang besteed aan het uitzoeken van de perfecte CRM-, ERP- of HR-tool. Het budget is…
Begeleid leren versus traditionele opleiding: wat is effectiever?
De digitale transformatie binnen bedrijven vordert onstuitbaar. Nieuwe software…