¿Qué es la orientación dentro de la aplicación? Una explicación sencilla
La guía integrada en la aplicación es como un sistema de navegación incorporado en tu software. En lugar de tener que salir del programa para buscar respuestas en archivos PDF o vídeos formativos, los empleados reciben la ayuda que necesitan directamente desde la interfaz de usuario. La ayuda está disponible justo cuando se necesita: mientras están trabajando (aprendiendo sobre la marcha).
Las herramientas: así es como se materializa la ayuda en el sistema
La función de orientación dentro de la aplicación utiliza diversos formatos para guiar a los usuarios de forma segura hasta su destino:
Información emergente
Pequeños recuadros informativos que aparecen cuando los usuarios pasan el ratón por encima de un campo o icono concreto. Ofrecen una explicación breve y concisa de qué hay que hacer en ese momento.
Guías interactivas:
Estas guías paso a paso guían a los usuarios, paso a paso, a lo largo de un proceso completo, como la creación de un nuevo cliente en el sistema CRM. Los usuarios van completando los pasos por sí mismos, mientras que el sistema les ofrece orientación en tiempo real.
Ayuda contextual:
El sistema detecta dónde se encuentra el empleado en ese momento. A cualquier persona que trabaje en el módulo de facturación se le muestran automáticamente solo los consejos relacionados con las finanzas, sin necesidad de tener que buscar entre los textos de ayuda generales.
El resultado: una mejor experiencia de usuario y una adopción real del software
Cuando se utiliza la guía integrada en la aplicación, el proceso de introducción de un nuevo software cambia radicalmente:
1. Una experiencia de usuario (UX) excepcional
Los empleados experimentan éxitos rápidos en lugar de contratiempos. Esto reduce los niveles de estrés y aumenta la satisfacción en su trabajo diario.
2. Mayor adopción de software
Dado que ya no existen obstáculos para su uso, los equipos adoptan la nueva herramienta con mucha más rapidez. El software se aprovecha al máximo y no acaba acumulando polvo como un elefante blanco que solo supone un gasto.
3. Reducción de la carga de trabajo del departamento de TI
Dado que los usuarios pueden desarrollar por sí mismos procesos estandarizados, el número de solicitudes de asistencia recurrentes se reduce drásticamente.
Buenas prácticas para una implementación satisfactoria
Para garantizar que la asistencia digital funcione de forma eficaz y no se convierta en una molestia en sí misma, debes seguir algunas normas:
- Menos es más:no abrumes a tus empleados con docenas de ventanas emergentes nada más iniciar sesión por primera vez. Espacia las indicaciones y muestra ayuda solo cuando sea relevante para la tarea en curso.
- Crea contenido adaptado a cada función:un empleado de ventas necesita explicaciones diferentes a las de alguien de contabilidad, aunque ambos utilicen el mismo sistema. Adapta las instrucciones de la aplicación a cada función.
- Evaluar y optimizar:Utiliza las herramientas de análisis para detectar en qué puntos del proceso los empleados se atascan o dejan de seguir las instrucciones. Esto te permitirá identificar exactamente en qué aspectos debes aclarar aún más las instrucciones.
Conclusión
El éxito de la implantación de un software depende por completo del apoyo de las personas que trabajan con él a diario. Gracias a las instrucciones integradas directamente en el sistema, puedes ayudar a tus equipos a superar el miedo a lo desconocido y convertir la frustración en productividad.
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