¡Aumente la aceptación de los empleados respecto a la herramienta de implementación de software con una herramienta de gestión del conocimiento adecuada!
¿Necesitas un apoyo sólido en materia de transferencia de conocimientos, ya que en tu empresa se avecina la implantación de un nuevo software que supondrá la sustitución completa de los antiguos sistemas informáticos o programas por nuevo hardware y software? ¡Entonces es el momento de pensar en una buena gestión del conocimiento! Te ofrecemos una breve descripción de cómo es una buena gestión del conocimiento y de cómo puedes garantizar el éxito de la implantación del software.
La gestión del conocimiento es un término genérico que engloba todas las actividades estratégicas y operativas, así como las tareas de gestión, destinadas a gestionar el conocimiento de la mejor manera posible. Esto incluye también los cursos de formación interna que refuerzan los conocimientos de los empleados a partir de los conocimientos internos de la empresa.
En datango sabemos que una buena gestión del conocimiento es esencial para las empresas que desean crecer. La implantación exitosa de software para la introducción de nuevos programas es un proceso que abarca desde la planificación hasta la formación y el soporte a los usuarios. La formación, en particular, suele suponer un obstáculo importante, ya que la aceptación de las implantaciones de software por parte de los empleados no es algo que se dé por sentado automáticamente. Muchas empresas se enfrentan a esta situación cuando se introduce un nuevo software.
El software de adopción por parte de los usuarios puede ser la solución. La falta de aceptación por parte de los empleados plantea importantes retos tanto para la empresa como para sus trabajadores. La implantación de un software dentro de una estrategia de digitalización necesaria debe planificarse y estructurarse bien desde el principio. Especialmente cuando se trata de formación en línea. Porque una cosa es segura: ¡el éxito de la implantación de un software depende totalmente de la aceptación por parte de los usuarios finales!
¿Cómo funciona una gestión eficaz del conocimiento?
Para que la implantación del software resulte eficaz, conviene contar con un buen sistema de gestión del conocimiento. Esto se debe a que una gestión del conocimiento bien orientada no solo aumenta el éxito y la eficiencia de tus procesos, sino que también te sitúa en una posición más sólida en todas las áreas de la empresa.
Entre los obstáculos que dificultan la aplicación de estrategias de digitalización se encuentran, por ejemplo:
- La falta de un enfoque estratégico bien definido para el proyecto que permita tener en cuenta todos los aspectos.
- Falta de presupuesto
- Miedo a los riesgos de seguridad
- Formación o perfeccionamiento insuficientes
- Falta de recursos profesionales
La gestión del conocimiento se sustenta en varios pilares. Los principios fundamentales de la gestión del conocimiento pueden resumirse en unos pocos puntos:
En primer lugar, la conservación del conocimiento reviste una gran importancia. Esto implica registrar, documentar y gestionar el conocimiento existente. Por lo tanto, la implantación del software debe incluir una herramienta en la que se pueda almacenar el conocimiento de la empresa y que esté disponible en cualquier momento cuando se necesite.
Con la plataforma de aprendizaje adecuada, los conocimientos se pueden transmitir de forma sencilla y estructurada. Proporcionar los conocimientos adecuados es una cuestión de organización. Un acceso sencillo suele facilitar los procesos más complejos. Los empleados de la empresa deben poder acceder fácilmente a los conocimientos, independientemente de la hora y el lugar, incluso entre diferentes departamentos o sedes.
Cabe señalar también que los nuevos conocimientos se asimilan mejor si se transmiten a los empleados de forma gradual. Esto significa que los conocimientos deben comunicarse siempre de manera comprensible. Deben adaptarse al nivel de conocimientos y al progreso de aprendizaje del alumno. Esta es la única forma de garantizar un aprendizaje satisfactorio.
Al fin y al cabo, debe existir una estrategia sólida para el desarrollo del conocimiento. La planificación es de vital importancia en este sentido. El desarrollo conjunto del conocimiento, acompañado de enfoques innovadores, es, en el mejor de los casos, el resultado de ello.
Sin embargo, en la práctica suele surgir el siguiente problema: a menudo los empleados no aceptan la implantación del software. Las razones son muchas. Vale la pena analizar por qué los empleados se sienten desmotivados. Esto permite identificar la causa y, en el mejor de los casos, contrarrestarla.
El poder de la costumbre desempeña un papel fundamental. Los empleados tienen sus propios procesos, rutinas y formas de trabajar. Si estos se ven interrumpidos o se les obliga a adoptar nuevos enfoques, el entusiasmo es escaso. Los procesos que hay que volver a aprender requieren adaptación. Y, para decirlo sin rodeos, nadie quiere hacer eso. Por lo tanto, la transferencia de conocimientos debe hacerse lo más atractiva posible y, a ser posible, incluso divertida.
Las crisis existenciales también suelen surgir en relación con la formación continua, ya que los empleados pueden quedar en situación de excedencia debido al progreso técnico. Corresponde a la propia empresa gestionar esta situación de la mejor manera posible para evitar la frustración y la desmotivación.
El miedo a lo desconocido también influye en que los empleados no quieran aceptar la formación.
Al fin y al cabo, el espíritu de equipo también desempeña un papel decisivo en un curso de formación. Si la mayoría de los empleados se muestra interesada en la formación, los demás se involucrarán rápidamente. Por lo tanto, los participantes deben estar convencidos de lo que están haciendo. Por eso, deben participar de forma activa.
Implementación satisfactoria de un software: cómo actuar ante la resistencia de los empleados
Hay una solución para cada problema. La aceptación entre los empleados suele ser sorprendentemente alta, incluso con solo unos pequeños cambios. En primer lugar: en cuanto sepas que la implantación de un software es inminente, debes planificarla y prepararla bien y, sobre todo, ¡comunicarla! Esto significa que no debes realizar una transición improvisada, sino implementar todo paso a paso y, a ser posible, preparar a los empleados con la debida antelación para la próxima implantación.
También ha resultado ser una buena idea mantener una conversación personal con los empleados. Esto genera un buen ambiente, aporta seguridad y hace que el proceso sea más personal. Las medidas intensivas de formación y capacitación incluidas en el concepto de aprendizaje mixto, incluso antes de la implantación, reducen la incertidumbre y acortan la fase de familiarización.
Otro aspecto a tener en cuenta es la facilidad de uso. Los procesos deben estar estructurados de la forma más clara y comprensible posible. Una posibilidad sería crear grupos de prueba que prueben la aplicación de un curso con antelación.
Para que la transferencia de conocimientos sea satisfactoria, también es necesario contar con una persona de contacto dentro de la empresa que esté disponible para responder a las preguntas en caso de duda. Esto implica, asimismo, una buena gestión para propiciar un cambio estructural y cultural en la empresa.
¿Qué más puede resultar útil?:
Incorporación rápida
A los nuevos empleados se les asignan cursos específicos, lo que permite formarles rápidamente en los procesos y procedimientos.
Rápida disponibilidad de la información
Los empleados de diferentes áreas pueden acceder rápidamente a la información de su propia área o de otras áreas gracias a una gestión estructurada del conocimiento.
Innovación
El acceso al conocimiento favorece la adquisición de nuevas competencias. La mejora de las competencias fomenta el espíritu innovador de su empresa, por ejemplo, mejorando sus productos y aumentando así su competitividad.
Bajos costes de oportunidad
Los empleados pueden acceder a la información por su cuenta para resolver problemas. De este modo, no tienen que pedir ayuda a otros departamentos y, por lo tanto, no se distraen de sus tareas cotidianas.
En datango, sabemos bien los retos que conlleva una implementación de software satisfactoria. Por eso ayudamos a nuestros clientes con cualquier problema o duda que puedan tener. ¿Está planeando una implementación de software y le gustaría contar con una herramienta de gestión del conocimiento adecuada? Póngase en contacto con nosotros ahora mismo:
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